Ministère de l’Agriculture : Recrutement d’un Consultant Individuel pour l’élaboration du manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable

SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET

Date début : Lundi 1^er Octobre 2018 – Date limite : Lundi 15 Octobre 2018

 

Client : Le Ministère de l’Agriculture représenté par le Projet de Développement Agricole Intégré en Guinée (PDAIG)

 

Type : Sollicitation de Manifestation d’Intérêt

 

Titre : Recrutement d’un Consultant Individuel pour l’élaboration du manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable du Projet de Développement Agricole Intégré en Guinée (PDAIG).

Le Gouvernement de la République de Guinée a obtenu un Crédit de l’Association Internationale pour le Développement (IDA) pour financer le coût du Projet de Développement Agricole Intégré en Guinée (PDAIG) et a l’intention d’utiliser une partie de ce Crédit pour effectuer des paiements au titre du contrat de Recrutement d’un Consultant Individuel pour l’élaboration du manuel d’exécution pour le Financement à Coûts Partagés (FCP).

 

L’objectif de la mission du Consultant est l’élaboration du manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière, et la mise en place du système de gestion comptable du projet.

 

MANDAT DU CONSULTANT

Le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’Unité Nationale de Coordination du PPAAO/WAAPP en charge de la mise en œuvre du PDAIG et des autres administrations impliquées (Ministère de l’Agriculture, Ministère de l’Elevage, Ministère de l’Environnement, Ministère de l’Economie et des Finances, Ministère de la Pêche, de l’Aquaculture et de l’Economie Maritime, Ministère de la Jeunesse etc.) et déterminer les procédures à appliquer dans les différentes situations.

Ainsi, le consultant aura pour tâches sur le plan de :

1. Organisation du projet

• Identifier les acteurs, leurs rôles et responsabilités, les relations qu’ils entretiennent, les contrats qui les lient, et les obligations réciproques, les circuits d’informations, de supervision et de contrôle ;
• Concevoir le format de l’information qu’ils échangent (type de rapport et/ou de fiche, plan de ces rapports, périodicité, etc.)
• Décrire la méthode retenue pour évaluer annuellement les performances du Personnel, et du Coordonnateur ;

1. ii) Financier (Demande de Retrait de Fonds)

• Schématiser les procédures de paiements par DRF ;
• Concevoir le schéma de décaissement du compte spécial du projet vers les comptes des partenaires et prestataires ;
• Apprécier le temps de justification des dépenses et le cycle de renouvellement des fonds du compte cité ci-dessus.

iii)     Gestion administrative, comptable et financière

• Élaborer les procédures budgétaires concernant la préparation, la présentation, et le suivi de son exécution, au niveau central et au niveau décentralisé ;
• Concevoir l’organisation d’un système comptable et financier simple, efficace, adapté à la structure et au fonctionnement du PDAIG ; il s’agit notamment de la comptabilité générale, de la comptabilité analytique et de la comptabilité budgétaire ;
• Mettre en place les procédures de gestion et de suivi des immobilisations concernant l’affectation et le suivi des affectations, l’entretien et les inventaires périodiques ;
• Définir les procédures de contrôle interne en matière des cycles, achats et décaissements ;
• Décrire les procédures relatives à la gestion des comptes bancaires et de caisse, de préciser les signataires des chèques ; Aussi, mentionner la procédure de rapprochement bancaire mensuel qui doit être réalisée pour chaque compte bancaire, et le procès-verbal (PV) mensuel de la caisse. Le principe de séparation de tâches incompatibles doit être rappelé ;
• Synthétiser les procédures de vérification et audits des comptes annuels et des états financiers du programme.

1. a) Procédures de décaissements: Il s’agit de rappeler les différentes méthodes de décaissements qui seront utilisées par le projet et surtout l’organisation sous-jacente, notamment : (i) procédures relatives aux décaissements directs ; (ii) procédures relatives à l’utilisation du compte spécial ;
2. b) Gestion des immobilisations: Il s’agit de décrire les procédures d’entrée et de sortie des immobilisations ainsi que leur comptabilisation. Le registre des immobilisations doit être tenu et cadré avec ses éléments essentiels à savoir le numéro, le prix et la localisation. Une codification des immobilisations doit être proposée par le consultant et tenir compte des fonctionnalités du logiciel à acquérir par la Comptabilité ;
3. c) Procédures d’inventaire des immobilisations et des stocks: Il s’agit de décrire les procédures d’inventaire des immobilisations et des stocks de fin de période ;
4. d) Gestion budgétaire: Il s’agit de présenter le processus d’élaboration du budget avec les différentes dates de démarrage jusqu’à l’approbation du plan de travail et du budget valorisé par le comité de pilotage et par la Banque. Le manuel doit préciser les étapes du suivi de l’exécution budgétaire sur un programme informatique à partir de l’enregistrement des données jusqu’à l’édition des états d’exécution par composante, par catégorie, par source de financement et en comparant les prévisions aux réalisations. Le paramétrage du programme et la définition des états récapitulatifs devraient être précisés, en liaison avec le paramétrage au niveau de la comptabilité générale ;
5. e) Comptabilité générale: il s’agit de présenter les méthodes et principes comptables à suivre : le plan comptable détaillé en tenant compte des spécificités d’un projet non générateur de revenus ; les nomenclatures budgétaires et analytiques ; les schémas d’écritures comptables des principales opérations financières ; les modèles des états financiers et les sources des informations financières, le modèle de notes aux états financiers ;
6. f) Trésorerie: Il s’agit de décrire les procédures relatives à la gestion des comptes bancaires et de caisse, de préciser les signataires des chèques. Aussi, il faut mentionner la procédure de rapprochement bancaire mensuel qui doit être réalisée pour chaque compte bancaire et le PV mensuel de la caisse. Le principe de séparation de tâches incompatibles doit être rappelé ;
7. g) Archivage: Il s’agit de décrire les procédures d’archivage des pièces justificatives des dépenses, des relevés bancaires, des états de rapprochement, des dépenses par caisse, des journaux des salaires et des indemnités, des demandes de retrait de fonds ;
8. h) Procédures de reporting: Il s’agit de décrire les procédures d’établissement des rapports de suivi des finances du projet et d’acquisition, leur contenu et périodicité.

PROFIL DU CONSULTANT

Le Consultant sera un expert de niveau minimum maîtrise ou Master (Bac + 4), en gestion administrative, comptabilité, finances ou similaire. Un doctorat dans ces domaines serait un plus. Le consultant devra :

• Avoir exécuté au moins quatre marchés similaires ;
• Disposer d’une bonne qualification dans les domaines de l’administration, de la comptabilité, des finances et de l’informatique ;
• Prouver une expérience pratique d’au moins 10 ans dans l’élaboration, la mise en place de manuels de procédures administratives, financières, comptables, d’exécution, de suivi évaluation et de système informatisé de gestion (logiciel de comptabilités) dans des projets de développement analogues (de type Banque Mondiale) ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures de décaissements de la Banque Mondiale et des autres bailleurs de fonds.

Un consultant sera sélectionné en accord avec les procédures définies dans les Directives : Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale, édition courante.

Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence aux adresses mentionnées ci-dessous du lundi au jeudi de 9 heures à 16 heures GMT et vendredi de 9 heures à 13 heures GMT.

 

Les consultants intéressés doivent fournir les informations (documentation en langue française) indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les services (références concernant l’exécution de contrats analogues, expérience dans des conditions semblables, Copies des Diplômes, etc.)

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées en personne à l’adresse ci-dessous au plus tard le 15 Octobre 2018 à 10 h 30 mn TU.

 Coléah Lansébounyi derrière l’ex Libraport – Immeuble Moussodougou du Ministère de l’Agriculture au 2è Etage Tél : 628 26 41 83 / 622 48 20 52 / 622 29 10 65, BP 6118 Conakry – Email : bo*********@***il.com / pa********@***oo.fr – site web : www.waapp-guinee.org.

Fait à Conakry, le 27 Septembre 2018

                                                  Le Coordonnateur

                                                                                       

                                               Dr Boubacar DIALLO