Description de l’entreprise
Guinea Alumina Corporation S.A. (GAC) extrait et exporte de la bauxite de qualité métallurgique. Filiale à part entière d’Emirates Global Aluminium (EGA), basée aux Émirats arabes unis, la société exploite une concession minière située au nord-ouest de la République de Guinée, en Afrique de l’Ouest. Une fois extrait, le minerai est acheminé par chemin de fer vers les installations portuaires de la société à Kamsar, sur la côte atlantique du pays, puis expédié par voie maritime vers les marchés mondiaux. GAC emploie directement et indirectement plus de 2 600 personnes et produit 12 millions de tonnes de bauxite par an. Son plan minier actuel prévoit des activités jusqu’en 2040. Pour plus d’informations, veuillez visiter www.gacguinee.com.
Description de l’emploi
Le titulaire du poste est le/la collaborateur (trice) direct (e) d’un ou plusieurs cadres de la chaîne logistique chargés de la gestion des contrats et du contrôle des documents et rapports.
Le titulaire du poste effectuera entre autres comme tâches :
- Assurer le secrétariat (rédaction de procès-verbaux de réunions, lettres, etc.) pour le département Logistique
- Rédiger des courriers administratifs pour la chaîne logistique
- Faire des demandes d’admission temporaire, demandes d’exemption et demandes d’ordres de passage.
- Effectuer le classement des factures des services logistiques, faire le suivi des avis d’arrivée d’expédition et rédaction des comptes rendus de réunions.
Principales responsabilités
Soutenir la partie administrative des départements contrats et logistique.
Rédiger des lettres administratives logistiques pour les douanes
Faire les demandes d’admission temporaire, les demandes d’exemption et demandes d’ordres de passage.
Élaborer et superviser les factures des services logistiques, archiver tous les documents administratifs (douanes).
Faire le contrôle des documents et produire les rapports
Élaborer et superviser la mise en œuvre des politiques, systèmes, processus, procédures et contrôles fonctionnels couvrant tous les domaines du département contrat/logistique afin de satisfaire à toutes les exigences procédurales et administratives pertinentes, tout en offrant un service de qualité, rentable et cohérent.
Apporter un support aux dirigeants du département en les déchargeant de toutes tâches administratives.
À l’aide des technologies de l’information et de la communication (TIC), organiser des travaux de secrétariat : rédiger des correspondances, saisir et distribuer des documents, gérer le calendrier, préparer les réunions, gérer la planification, les voyages d’affaires, les événements, etc.
Contribuer à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs de transport et de transit afin de permettre la construction d’un partenariat efficace.
Tenir le journal et enregistrer les rendez-vous, organiser les réunions et les voyages d’affaires.
Exploiter les informations et les transmettre en utilisant des outils de communication (téléphone, fax, courrier électronique, intranet).
Appliquer les règles régissant la signature électronique. Protéger les données, sauvegarder et archiver des documents et des enregistrements. Organiser les systèmes de classement et archiver les documents comptables, les documents techniques, les dossiers des employés, etc. Produire la synthèse des données internes avant publication : rapports, statistiques, etc. Recueillir, enregistrer, traiter et diffuser des informations à l’aide d’un ordinateur, télécopier.
Effectuer des tâches de communication, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise ou de l’administration publique.
Qualifications et compétences
Être titulaire d’un diplôme pertinent dans le domaine de secrétariat, gestion, administration des affaires.
Avoir 2 ans d’expériences professionnelles dans le soutien administratif.
Avoir un bon sens de la communication, être disponible et avoir un esprit de synthèse.
Avoir d’excellentes compétences interpersonnelles et assurance.
Être capable de travailler dans un environnement multiculturel.
Avoir une maitrise des outils informatiques (MS Office), SAP.
Avoir des compétences solides en matière de communication et d’écriture, avec un comportement professionnel irréprochable.
Avoir un bon sens de l’organisation et de l’analyse.
Parler idéalement l’anglais et le français couramment