AVIS DE RECRUTEMENT D’UN (E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION

AVIS A MANIFESTATION D’INTERET N° .011

RECRUTEMENT D’UN (E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION

PAYS : République de Guinée

SECTEUR : Agriculture

Référence de l’accord de financement : Don N° : 5900155014554

N° d’Identification du Projet : P-GN-A00-004

1. Le Gouvernement de la République de Guinée a sollicité et obtenu un financement du Fonds Africain de Développement (FAD/BAD) sous forme de dons et prêts d’un montant de 7 870 000 UC pour couvrir en partie le coût du Projet d’Appui à la Transformation de l’Agriculture Guinéenne et de l’Entreprenariat Agricole des Jeunes (PATAG- EAJ) et a l’intention d’utiliser une partie des sommes accordées au titre de ces Dons et prêts pour financer le recrutement d’un consultant individuel Assistant de Direction au sein de l’unité de gestion du projet.
2. Sous la supervision du coordinateur du projet, les responsabilités et tâches courantes de l’assistant (e) de direction, prévues au titre de ce contrat sont :

Assurer le traitement des textes rédigés par le Coordonnateur, au moyen d’un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les correspondances avec l’administration, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les comptes rendus, etc. ; Soumettre ces documents au Coordonnateur pour signature.

Recevoir le courrier en provenance du Coordonnateur pour distribution ;

Tenir à jour les registres pour le suivi du courrier “départ” et “arrivée” ;

Faire enregistrer puis ventiler le courrier, par le biais du Coursier et les documents en provenance ou à destination des autres services ;

Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;

Prendre les messages urgents à télécopier ;

Faire distribuer le courrier destiné à l’extérieur par le Coursier ;

Utiliser le logiciel “Outlook de Microsoft ” pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l’archiver,

Saisir et traiter sur ordinateur les documents de travail ;

Procéder au classement des documents destinés aux différentes structures selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ;

Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs (tenue des agendas) ;

Accueillir les visiteurs et les introduire auprès du Coordonnateur ;

Rappeler en temps opportun au Coordonnateur les réunions et obligations prévues ;

Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du Coordonnateur.

Demander et recevoir les communications téléphoniques du Coordonnateur ;

Noter les messages téléphoniques destinés au Coordonnateur. ;

Mettre à la disposition du personnel tous les moyens matériels et humains nécessaires à leur bon fonctionnement ;

Assister la direction à la Préparation et à la tenue des réunions et les séminaires/ateliers y compris la préparation logistique (bloc-notes, stylos, supports, café/eau, etc.) et la rédaction des procès-verbaux ;

Assurer la gestion générale des archives ;

Faire circuler les informations générales relatives à la vie du projet.

Assurer le respect des règles de sécurité d’accès aux biens ;

Assurer la maintenance courante des équipements collectifs (copieur, machine à relier, etc.) ;

Veiller à ce que le personnel du projet gère ces biens correctement ;

Procéder aux inventaires physiques des stocks de fournitures et consommables de bureau,

Accomplir toute autre tâche demandée par le Coordinateur du projet.

Le contrat aura une durée initiale d’un an renouvelable par reconduction sous réserve de l’évaluation annuelle satisfaisante des performances de l’Assistant(e) administratif(ve)  et ce jusqu’à la fin du projet, après une période probatoire de six (6) mois au cours de la première année. Le poste est ouvert à Boké avec des déplacements sur le terrain en cas de besoin.

3. Le Ministère de l’Agriculture et de l’élevage, agissant en qualité de Maître d’Ouvrage (MO) pour le compte du Gouvernement de la République de Guinée invite les consultants individuels à présenter leur candidature en vue de fournir les services décrits ci-dessus. Le dossier de candidature devra être composé de:

• Une lettre de Manifestation d’intérêt adressée à Monsieur le Ministre de l’Agriculture et de l’Elevage.
• Un CV détaillé faisant état de la formation, de l’expérience professionnelle et des missions similaires. Ce CV, daté et signé avec adresse électronique, doit comporter la date de début et de fin de chaque expérience professionnelle ainsi que les attestations ou certificats de services faits;
• Les copies des diplômes et attestations des références similaires exécutées au compte de l’administration ou des projets de développement
• les références des Employeurs ou Clients des dix (10) dernières années

4. Les critères de qualification pour la mission sont ci-dessous

• Être titulaire d’un diplôme de BTS en administration, en secrétariat de Direction, en Gestion ou avoir tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir des expériences professionnelles similaires à celles de la mission actuelle en administration, dans des projets de développement et/ou dans l’Administration Publique. Préciser la date de début et de fin des missions
• Avoir au moins six (06) ans d’expériences en qualité d’assistant(e) administratif (ve) dans des projets financés par des partenaires multilatéraux de développement (Banque africaine de développement, Banque mondiale, Banque islamique de développement, PNUD, etc.)
• Avoir des expériences en qualité d’assistant(e) administratif (ve)  dans un projet financé par le groupe de la Banque africaine de développement (BAD)
• Avoir participé au cours des huit (08) dernières années à des formations qualifiantes (ateliers, séminaires, etc) sanctionnées par une attestation de formation en secrétariat de direction (informatique, archivage, communication, etc.)
• Avoir une excellente capacité de rédaction et de communication en français et une bonne maîtrise de l’utilisation des logiciels informatiques standard (World, Excel et Power Point) et l’internet .

5. Les critères d’éligibilité, l’établissement de la liste restreinte et la procédure de sélection seront conformes aux cadres de passation des marchés pour les opérations financées par le Groupe de la Banque », Edition octobre 2015, qui sont disponibles sur le site Web de la Banque à l’adresse : <http://www.afdb.org>.
6. La durée de la mission de l’assistant de Direction recruté s’achèvera le 31 Décembre 2023. Le contrat est renouvelable chaque année sous réserve de l’évaluation satisfaisante de la performance.
7. Le poste sera basé à Boké avec des possibilités de missions à l’intérieur du pays.
8. Le processus de sélection sera effectué en trois (03) phases comme suit :

1. 1. Phase 1 : Évaluation de CV, classement des candidats qualifiés et constitution d’une liste restreinte des trois (03) premiers candidats ;
   2. Phase  2 : vérification de références du candidat classé premier ;
   3.  Phase 3 : demande de proposition financière du candidat classé premier et négociations

9. Les candidatures reçues seront évaluées et classées uniquement sur la base des critères suivants :

 Seuls les consultants qui ont obtenu 75 points ou plus seront éligibles en vue d’accomplir cette mission.

Le consultant retenu devra fournir les documents suivants : un casier judiciaire datant de moins de trois mois, un extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif, une ou les copies légalisée(s) du ou des diplômes et les copies légalisées des lettres d’équivalences pour les diplômes étrangers, la (les) copie(s) originale (s) ou copies légalisées des attestations de travail ou de service.

Le candidat ayant obtenu la note totale la plus élevée et supérieure à la note minimale ci-dessus sera invité à négocier un contrat. Au cas où des consultants seront classés 1er ex-aequo, le candidat ayant le plus grand nombre cumulé d’expériences évalué pour les critères 3.2 sera sélectionné.

Le candidat ayant obtenu la note totale la plus élevée et supérieure à la note minimale ci-dessus sera invité à négocier un contrat. Au cas où des consultants seront classés 1er ex-aequo, le candidat ayant le plus grand nombre cumulé d’expériences évalué pour les critères 3.2 sera sélectionné.

Le consultant retenu devra fournir les documents suivants: un casier judiciaire datant de moins de trois mois, un extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif, une ou les copies légalisée(s) du ou des diplômes et les copies légalisées des lettres d’équivalences pour les diplômes étrangers, la (les) copie(s) originale (s) ou copies légalisées des attestations de travail ou de service fait et les preuves complémentaires de qualification et d’expériences jugées nécessaires

• Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires notamment les Termes de référence de la mission à l’adresse mentionnée ci-dessous aux heures d’ouverture de bureaux suivantes la Coordination du Projet, sis à Moussoudougou Ex FAO près du  Pont 8 Novembre, République de Guinée Tel:+224 621 35 82 51/623 28 81 46 /657 17 92 99 pa**********@***il.com ba*****@***oo.fr,  so********@***il.com du lundi au vendredi de 09heures à16 heures.

10. Les personnes désireuses de faire acte de candidature devront faire parvenir leurs dossiers en copie dure ou par messagerie électronique, au plus tard 7/09/ 2021 à 10 heures 00,, délai de rigueur à la Coordination  du Projet, sis à Moussoudougou Ex FAO près du  Pont 8 Novembre, République de Guinée Tel:+224 621 35 82 51/623 28 81 46 /657 17 92 99 pa**********@***il.com ba*****@***oo.fr,  so********@***il.com sous pli fermé portant la mention  « CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN (E) ASSISTANT (E) DE DIRECTION DU PATAG – EAJ.