Avis de Recrutement d’Un Assistant(e) Executif

Place

Guinea, Conakry

C’est dans ce cadre que l’OIM guinée recrute un(e) assistant(e) exécutif de la cheffe de mission. En effet, l’assistant(e) exécutif devra avoir une compréhension extensive de l’organisation, de ses acteurs internes comme externes, ainsi que de ses objectifs et de sa mission.

ü  Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur les questions relatives à la mission ;

ü  Soutenir la Cheffe de Mission dans la planification inter-organisationnelle, y compris le suivi des initiatives inter-organisationnelles, des rassemblements et des réunions de coordination avec des ordres du jour établis et le suivi des actions ;

ü  Aider à garantir le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau en tant que liaison principale, engager et informer toutes les parties prenantes, concevoir des systèmes de travail efficaces dans le maintien des calendriers, la préparation les réunions, le suivis, et le classement des notes en conséquence ;

ü  Gérer les affaires administratives quotidiennes de la mission, y compris le calendrier de la cheffe de mission ; la planification de tous les rendez-vous / engagements et fournir des rappels pour les principaux suivis.

ü  Préparer des présentations, des notes d’information et des résumés de réunions pour le management ;

ü  Elaboration des procès-verbaux des réunions et suivi des actions ;

ü  Organiser et gérer les préparatifs de voyage (nationaux et internationaux) ;

ü  Servir de liaison avec les départements, organisations, bureaux gouvernementaux et autres parties prenantes ;

ü  D’autres tâches qui correspondent globalement aux principales contributions ci-dessus telles qu’attribuées.

• Excellentes compétences rédactionnelles et analytiques ;
• Solides compétences interpersonnelles et aptitude à la communication interculturelle.
• Capacité de travailler sous pression
•  Savoir interagir avec tous les niveaux de personnel, y compris le personnel des sous -bureaux et de la région.
• Surmonter les obstacles en utilisant des pratiques éthiques
• Excellente organisation, souci du détail et contrôle de la qualité, compétences avancées en gestion du temps, capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
• Avoir une bonne connaissance des procédures administrative locale
• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint etc.)

• Valeurs

Ø  Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.

Ø  Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.

Ø  Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

• Compétences – Indicateurs de niveau 1

Ø  Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.

Ø  Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.

Ø  Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

Ø  Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.