Appel à candidature pour le recrutement d’un Assistant Administratif et logistique

 APPEL À CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

 DOSSIER D’APPEL À CANDIDATURE

No: 001/MOH CDC PROGRAM OF GUINEE/MS/GIN/2018

Intitulé du poste : Assistant Administratif et logistique

Catégorie : Cadre Professionnel

Superviseur: MOH CDC Program of Guinée

Lieu d’affectation : Conakry

Poste financé par : Programme MOH-CDC de Guinée

Période : Janvier 2019 – septembre 2019

CONTEXTE

Dans le cadre d’un programme d’accord de Coopération, le Ministère de la Santé de la République de Guinée a reçu une subvention du Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique pour la mise en œuvre de « L’agenda de Sécurité Sanitaire Mondiale » (Global Health Security Agenda/GHSA)

(http://www.cdc.gov/globalhealth/security/actionpackages/default.htm).

L’une des quatre composantes de GHSA est le « développement de la main d’œuvre » Pour la mise en œuvre de cette composante de GHSA, le Ministère de la Santé, récipiendaire de cette subvention, lance un appel à Manifestation d’Intérêt en vue du recrutement d’un Assistant Administratif.

OBJECTIFS DU PROGRAMME MOH-CDC DE GUINÉE

Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes ci-dessous :

Le Programme MOH-CDC Guinée vise la 1) prévention et réduction de la probabilité des épidémies (naturelles, accidentelles ou intentionnelles); 2) la détection précoce des menaces pour sauver des vies; et 3) la réponse rapide et efficace contre les épidémies et des menaces en utilisant la coordination et la communication multisectorielle.

 RESPONSABILITÉS

L’Assistant Administratif et logistique travaille sous tutelle du Coordinateur du Programme et ses principales tâches consistent à :

1. Initier et réaliser tous les besoins administratifs du Programme conformément aux politiques et procédures de l’accord de coopération ;
2. Assurer la coordination de toutes les tâches administratives.
3. Compiler / analyser les données sur la performance des services d’administration par rapport aux besoins de l’organisation.
4. Organiser les systèmes de rapports sur la prestation de services d’administration.
5. S’assurer que l’administration apporte le soutien nécessaire à temps au Programme pour effectuer les missions assignées.
6. Veiller à assurer des prestations de services efficaces  tant au niveau de la qualité que du coût.
7. Orienter et superviser le personnel pour répondre à temps aux besoins administratifs du Programme
8. Préparer et assurer le suivi et la gestion des contrats du personnel, sous le contrôle du coordonnateur,
9. Suivre les congés du personnel ;
10. Préparer et assurer le suivi des aspects administratifs des assurances maladies et sociales du personnel ;
11. Préparer les fiches d’évaluation du personnel pour soumission au coordonnateur.
12. Veiller à ce que les pièces justificatives pour les demandes de paiement répondent à toutes les exigences et sont en conformité avec les politiques du Programme, les règlements des bailleurs et des lois locales.
13. Etablir et mettre en œuvre un système d’archivage efficace pour tous les fichiers administratifs du programme
14. Développer et superviser la mise en œuvre d’un modèle de services de soutien  de manière à promouvoir la pro activité.
15. Assurer une bonne relation professionnelle avec les partenaires (Gouvernement, Bailleurs, ONG…. etc.) afin d’assurer la livraison  à temps et la qualité des services administratifs.
16. Maintenir la communication avec les autres ONG pour rester informer  des pratiques administratives au niveau national et international
17. Assurer la liaison  avec le cabinet conseil et  consulter les avocats du cabinet sur toutes les questions administratives qui en nécessitent le besoin.
18. Maintenir la liste d’inventaire des biens et actifs du programme avec les pièces justificatives appropriées.
19. Assurer la production en temps des rapports d’inventaire trimestriels.
20. Gérer l’inventaire physique annuel de tous les produits du Programme.
21. Veiller à ce que l’actif des formulaires de notification est soumis à temps.
22. Assurer la logistique au niveau du programme ;
23. Préparer les voyages au départ et à l’arrivée du personnel et des partenaires du programme;
24. Coordonner les activités de passation des marchés et l’approvisionnement en fourniture de bureau du programme;
25. Assurer la coordination des chauffeurs, les mouvements des véhicules du programme ;
26. Superviser la création / amélioration et l’utilisation correcte des systèmes de suivi de l’administration du programme.

QUALIFICATIONS ET APTITUDES

1. Master en administration des affaires, en administration publique ou toute formation professionnelle équivalence.
2. Savoir communiquer et lire parfaitement en français ;
3. Ecrire et parler l’anglais constitue un atout majeur.
4. Excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à la négociation.
5. Servir avec intégrité.
6. Attitude professionnelle exemplaire.
7. Culture des relations constructives
8. Favorise l’apprentissage
9. Aptitude à utiliser des paquets MS Windows et MS Office (Excel, Word, PowerPoint), conférence Web Applications.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCE

1. Minimum de 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence avec une ONG internationale.
2. Expérience en gestion d’équipe obligatoire ;
3. Bonne connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion de l’administration publique et privée ;
4. Bonne compétences managériales.
5. Bonnes capacités analytiques à porter un jugement et  prendre des décisions.
6. Compétence orientée vers les résultats et la capacité à travailler avec un minimum de supervision.

DURÉE DU CONTRAT

La durée des prestations de l’Assistant Administratif et logistique sera d’une durée maximale égale à la durée du programme. Le contrat sera conclu dans le cadre de ce programme, avec 3 mois de période d’essai. Dépendant de l’exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le cadre des programmes successifs du programme MOH-CDC Guinée.

 DOSSIERS DE CANDIDATURE

Les dossiers de candidature indiquant l’intitulé du poste doivent être envoyés sous pli fermé au Coordinateur du Programme MOH-CDC de Guinée, à Conakry, avec la mention « Offre pour le poste Assistant Administratif et logistique». Les dossiers de candidature comprendront impérativement :

• Une lettre de motivation du candidat indiquant l’adresse exacte et un numéro de téléphone fiable;
• Un Curriculum vitae détaillé;
• Les attestations de service;
• La copie légalisée de diplômes par les autorités compétentes (tribunal ou service de scolarité de l’Institution ayant délivré le diplôme) ;
• Les attestations de travail et les coordonnées de l’employeur (ou ses anciens employeurs).

Remarques importantes :

• Les candidatures féminines sont fortement encouragées;

• Seules les personnes dont les dossiers auront été retenus par le Comité de sélection seront contactées pour le test ;
• L’environnement de travail est non-fumeur.

SOUMISSION DES CANDIDATURES

Date limite de dépôt de candidatures 17 décembre2018 à 16h00(heure de Conakry).

• Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération.

• Les dossiers de candidatures incomplets et de candidats non-éligibles seront rejetés.

Les dossiers de candidatures peuvent être déposés sous plis fermés par courrier ou porteur et par courriel.

Les candidatures transmises par courrier ou par porteur, doivent être sous plis fermés. Les informations suivantes doivent figurer sur l’enveloppe extérieure:

• L’adresse à laquelle les candidatures doivent être soumises;
• Le nom de la position de l’appel : Assistant Administratif et logistique;
• Le nom du candidat.

L’adresse pour les envois par courrier ou porteurest :

Dr Kovana Marcel LOUA,

Coordonnateur

Programme MOH-CDC de Guinée

Ministère de la Santé

Conakry, République de Guinée

Tél : (224) 622 37 5403/664 30 1746

Pour les candidatures transmises par courriel :

• Sauvegarder tous les documents de candidature dans un seul document PDF intitulé Assistant Administratif/Nom de l’appliquant ;
• Mettre le document PDF en pièce jointe au message email du candidat ;
• Le titre de l’email devrait être identique au nom de la pièce jointe à la fois à :
• 1) E-mail: lo**************@***il.com
• 2) E-mail: recrutement pwcafss/GN/TLS/PwC

 SELECTION ET CONFIRMATION

La sélection se fera en deux étapes : 1) l’étude de dossier qui évaluera la formation académique et les expériences à l’issue de laquelle une liste courte des candidats qui remplissent les critères sera élaborée, 2) une entrevue qui évaluera les connaissances techniques et professionnelle ainsi que les qualités personnelles des candidats à partir d’un outil d’évaluation et questions standards.

La confirmation du recrutement du candidat retenu est également soumise aux conditions suivantes :

• Le candidat satisfait les aptitudes médicales en vigueur ;
• Le candidat n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle.

 CONDITIONS D’EMPLOI

Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat à négocier avec la Coordination du programme MOH-CDC Guinée conforment aux dispositions en vigueur au Ministère de la Santé et celles stipulées dans l’Accord de Coopération du Programme MOH-CDC.

 Évaluation semestrielle et critères de performance

Les performances de l’Assistant Administratif et logistique seront évaluées chaque semestre par le Conseiller Résident et le Coordinateur du Programme, sur la base d’un contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les résultats de l’évaluation seront partagés avec la Coordination du Programme MOH-CDC Guinée. Le rapport de l’évaluation sera joint au rapport trimestriel du programme, et servira de base pour le renouvellement du contrat.

Fait à Conakry, le 10 décembre 2018

Dr Kovana Marcel LOUA

PI /Coordinateur

MOH CDC Programme de Guinée

Ministère de la santé