Termes de Reference pour le recrutement d’un/e Assistant/e administratif/ve et logistique

Termes de Reference pour le recrutement d’un/e Assistant/e administratif/ve et logistique

COGINTA est une organisation non gouvernementale, apolitique et à but non-lucratif dont le siège est situé à Genève (Suisse), et qui dispose de deux représentations régionales, l’une à Conakry en République de Guinée, l’autre à N’Djamena, en République du Tchad. L’objectif de COGINTA consiste à soutenir les gouvernements hôtes dans le renforcement des institutions judiciaires et sécuritaires dans le respect des normes et principes de l’état de droit, et à améliorer l’efficacité des institutions policières dans la prévention de la violence, de l’insécurité et de la criminalité, afin de promouvoir un environnement propice à la paix, au développement et à la cohésion sociale. COGINTA est présent en Guinée depuis 2013, et intervient dans la réforme du secteur de Sécurité et la réforme du secteur de la Justice.

Le « Projet d’appui au renforcement de l’accès à la justice des personnes les plus vulnérables en République de Guinée » (PARAJ), financé par le 11^ème Fonds européen de développement (FED) et mis en œuvre par COGINTA en partenariat avec Les Mêmes Droits pour Tous (MDT), l’Organisation Guinéenne de défense des Droits de l’Homme (l’OGDH), et Avocats Sans Frontières-France (ASF-France), a pour objectif global d’appuyer les organisations de la société civile en matière de consolidation de l’Etat de droit, à travers le renforcement de l’accès à la justice des personnes vulnérables et la lutte contre l’impunité en République de Guinée.

Dans le cadre de ce projet, COGINTA lance un appel à candidature pour le recrutement d’un/e Assistant/e administratif/ve et logistique.

Lieux du poste : Conakry, avec déplacements à l’intérieur du pays.

Tâches à accomplir :

Sous la supervision de la Coordonnatrice du projet et du Responsable Comptable et financier, l’Assistant/e administratif/ve et logistique accomplira les tâches suivantes :

En tant qu’assistant/e administratif/ve :

• Appuyer la Coordonnatrice du projet dans l’établissement des états de besoins et préparer les bons de commandes ;
• En lien avec les Responsable Comptable et financier, négocier et rédiger les contrats avec les prestataires selon les besoins du projet ;
• Appuyer la gestion du personnel local (élaboration des contrats de travail, contrôle des feuilles de temps, gestion des congés et autres absences…) ;
• Fournir un appui au suivi des contrats locaux : loyers, taxes, assurances, emplois contractuels;
• Procéder aux différents paiements après contrôle et validation du Responsable Comptable et financier en lien avec la Coordonnatrice du projet ;
• Assister le Responsable Comptable et financier dans la préparation des ordres de virement et chèques de paiement ;
• Classer systématiquement tous les documents comptables et pièces justificatives conformément aux recommandations du manuel de procédures ;
• Élaborer et archiver tous les ordres de mission du projet ;
• Apporter un appui administratif au bon déroulement des activités sur le terrain (location de salle, demande de devis, etc.) et logistique (location de véhicules, réservation de billets d’avion, réservation d’hébergement, etc.) ;
• Convoquer les réunions et en rédiger le compte rendu en lien avec la coordonnatrice du projet;
• Assurer la tenue et le classement de tous les documents administratifs (courriers, rapports, dossiers du personnel, contrats, conventions, PV réunions…).

En tant qu’assistant(e) logistique :

• Apporter l’appui logistique nécessaire à l’organisation des activités du projet (ateliers de formation, réunions, missions…) en collaboration avec la coordonnatrice et le responsable comptable et financier ;
• Participer au processus d’acquisition des biens conformément à la demande du projet en collaboration avec la Coordonnatrice et le Responsable comptable et financier ;
• Assurer la gestion des stocks de biens, fournitures et consommables du projet ;
• Effectuer le suivi logistique et administratif des motos et véhicules (remplissage tableau de bord véhicule, alerte visite technique et suivi des réparations) et apporter une analyse à leur utilisation en lien avec le Responsable comptable et financier ;
• Remplir le tableau de suivi et gérer les mouvements des véhicules et du personnel ;
• Participer à la mise à jour de la liste d’inventaire du matériel et des équipements des projets ;
• Assurer une vérification mensuelle sur la base des tableaux de bord, de la consommation des véhicules et alerter le Responsable comptable et financier et la coordination du projet sur d’éventuels problèmes détectés ;
• Participer à la mise à jour du plan de sécurité incluant une analyse du contexte sécuritaire, les mesures à prendre en fonction de l’évolution de la situation, un plan d’évacuation sécuritaire ou sanitaire, et une liste de contact d’urgence, en lien avec la Direction Pays ;
• Analyser les besoins et anticiper les ruptures de stocks ;
• Élaborer un rapport logistique mensuel incluant les aspects sécuritaires.

Profil recherché :

• Formation : Niveau Licence minimum (Baccalauréat + 3) dans le domaine de la comptabilité, gestion ou équivalent ;
• Maitrise des outils informatiques (base de données, logiciel comptable, etc.) ;
• Bonne connaissance de la législation guinéenne et des procédures applicables aux projets financés par l’Union européenne ;
• Expérience pratique dans la gestion administrative et logistique ;
• Expérience d’au moins deux (02) années à un poste similaire ;
• Capacité à effectuer des déplacements sur le territoire national et à travailler sous pression ;
• Connaissance de l’anglais sera un atout ;
• Expérience dans l’exécution d’un projet financé par l’Union européenne sera un atout.

Compétences requises :

Savoir-faire

• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Capacités rédactionnelles ;
• Capacités organisationnelles.

Savoir-être

• Rigueur, autonomie ;
• Conduite éthique conformément aux codes professionnels et organisationnels reconnus ;
• Capacité à travailler en équipe projet et en réseau ;
• Force de proposition, de conviction ;
• Dynamisme, sens de l’écoute ;
• Goût pour l’échange et l’apprentissage ;

Dossier à fournir :

• Une lettre de motivation ;
• Un Curriculum Vitae avec le nom de trois personnes de référence
• Une photo d’identité ;
• Photocopie (s) du ou des diplômes et attestations.

Le dossier de candidature doit être transmis, au plus tard le lundi 11 janvier 2021 à 16h 00, à l’adresse suivante : ec****@*****ta.org en mettant en objet du mail, la mention « RECRUTEMENT ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE ET LOGISTIQUE ».