APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET D’AUDIT
AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DE LA SOCIETE COPEOL GUINEE S.A
TERMES DE REFERENCE
- 1. Introduction
- Le Conseil d’Administration invite les cabinets d’audit à soumettre des offres techniques et financières pour l’audit financier et comptable de la société COPEOL GUINÉE S.A. L’offre pourrait constituer la base de négociations futures et, en dernier lieu, du contrat entre votre cabinet et la société. Le contrat couvrirait initialement la période de l’exercice en cours.
- Le coût de préparation de l’offre et de conduite de l’étude préliminaire, ou de toute réunion pour la présentation orale, devra être pris en charge par votre cabinet, quel que soit le déroulement ou l’issue du processus d’engagement. Les offres doivent offrir des services répondant à toutes les obligations : les offres ne couvrant qu’une partie des services seront rejetées.
- À tout moment avant la présentation des offres, la société peut, de sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification émanant d’un soumissionnaire, modifier par amendement les documents d’invitation. L’amendement sera communiqué par écrit, ou fac-similé à tous les cabinets candidats, et ces derniers devront le respecter. La société peut, à sa discrétion, repousser la date limite de soumission des offres.
- Pour être recevable, tous les documents constituant l’offre commerciale doivent être valables pendant une période de 90 jours calendaire après la date de dépôt des offres.
- Historique
2.1. La société a été créée depuis 2012. Elle est une société anonyme avec Conseil d’Administration, et les statuts de la société lui confèrent le rôle et des missions fondamentales.
- Objectif de l’audit externe
3.1. L’objectif de l’audit des comptes de la société de la période allant du 01 juin 2018 au 31 aout 2020 est de permettre à l’auditeur d’exprimer une opinion professionnelle sur les procédures de dépenses et leurs qualités afin de permettre au conseil d’administration et à la Direction actuelle de savoir réellement la situation des comptes de la société dans le but de prendre des décisions stratégiques et de réorientations.
- Etats financiers et autres informations
3.1. La société mettra toutes les informations nécessaires à la disposition de l’auditeur pour faciliter la réalisation de sa mission.
3.2. L’auditeur aura accès à tous les documents, ainsi qu’à la correspondance et à toute autre information relative à la société qui seront jugés nécessaires.
- Audits des années antérieures
4.1. La société a été auditée lors des années précédentes par des auditeurs externes, il est important pour l’auditeur externe d’examiner attentivement tous les soldes d’ouverture de l’exercice 2018 et 2019.
- Calendrier de l’audit
5.1. L’auditeur externe remettra à la direction de la société un rapport préliminaire écrit au plus tard dix (10) jours après la phase de terrain au cours d’une réunion de synthèse. L’auditeur externe présentera après cette phase de débat contradictoire ses premières conclusions à la Direction Générale.
5.2. L’auditeur doit effectuer une mission d’audit au sein de l’usine à Dabola.
5.3. Le projet de rapport avec l’opinion d’audit doit être remis 20 jours au plus tard après la passation du marché. Une discussion sur le projet de rapport, après les observations de la société, devra avoir lieu au siège de la société entre l’auditeur externe et la Direction Générale, avant la restitution finale.
5.4. L’auditeur externe remettra le Rapport définitif et signé à la société, au plus tard quinze (5) jours après discussions et réception des commentaires de la société.
5.5. Le rapport sera communiqué à la direction de la Société et au Conseil d’Administration en version électronique et sur papier.
- Communications de la méthodologie de travail
6.1. L’auditeur candidat doit inclure dans sa proposition son approche d’audit et le programme d’audit prévu avant le début de la mission.
6.2. L’associé et le manager de l’audit devront assister à toutes les réunions avec les dirigeants de la société.
6.3. Si les auditeurs externes découvrent des erreurs, irrégularités, ou actes frauduleux au cours de leur travail, ils devront en faire part immédiatement à la Direction Générale de COPEOL GUINEE S.A.
- Etude préliminaire
7.1. Les candidats peuvent mener une étude préliminaire à leurs propres frais. Une équipe du cabinet d’audit peut passer au minimum deux journées au siège de la société, afin d’examiner les systèmes et processus principaux. Les impressions et conclusions de cette étude préliminaire devront être intégrées dans la proposition d’offre d’audit.
- Structure de l’offre technique et informations supplémentaires
8.1. Toute proposition d’offre doit comporter les informations suivantes, être organisées en quatre sections comme indiqué, et ne pas dépasser 20 pages (hors CV des auditeurs).
8.2. Présentation du cabinet. Procurer au minimum les informations suivantes :
- Description et expérience : Enoncer le statut juridique du cabinet et son expérience dans l’audit en général et l’audit des sociétés en particulier. Préciser le nombre total d’auditeurs employés ou consultants du cabinet. Indiquer les services offerts par le cabinet. Préciser si le cabinet est associé ou affilié à une organisation professionnelle d’experts-comptables.
- Indépendance du cabinet. Indiquer si l’une des personnes citées ci-dessus (ou son conjoint ou l’un de ses proches) est employée par COPEOL GUINEE S.A ou dirige la société, ou entretient une quelconque relation quelle qu’en soit la nature avec la société. Si oui, en préciser la nature.
- Normes et procédures d’audit. Enoncer brièvement les procédures internes utilisées pour garantir un travail et des services de qualité.
8.3. Compréhension du travail. Exposer sa compréhension du secteur d’activité de la société, car la société évolue dans l’huilerie, et de la nature du travail.
8.4. Approche d’audit. Décrire l’approche d’audit proposée et le calendrier des travaux.
8.5. Equipe d’audit. Pour chacun des membres de l’équipe d’audit, décrire les tâches de la mission et évaluer le niveau de participation. Pour chacun des auditeurs participant à cette mission, joindre un CV.
- Offre financière
9.1. Chaque candidat doit soumettre séparément une offre financière. L’offre financière doit inclure tous les coûts inhérents à la réalisation de la mission d’audit. Tous les coûts seront indiqués en francs guinéens (GNF).
- Présentation
10.1. Dans le cadre du processus de sélection, les trois soumissionnaires ayant obtenu les scores les plus élevés pourraient être sollicités pour répondre aux questions du Comité de Sélection.
- Dépôt et dates limites
11.1. L’offre technique et l’offre financière devront être rédigées en langue française et soumises séparément à la société. Elles doivent être placées dans deux (02) sous enveloppes différentes et remises dans une même enveloppe sous pli fermé et porter la mention « Audit Comptable et Financier de la société COPEOL GUINEE S.A » au plus tard le mercredi 30 décembre 2020 à  16 heures 00 (GMT).
11.2. Toutes les offres ainsi que la correspondance doivent être adressées à :
la Direction Générale de la Société COPEOL GUINEE S.A, située au quartier minière, Immeuble VIP, au 1er Etage, bâtiment B-1-1. Contact : 00224-621-54-93-63/ 622-94-37-05.
11.3. Les offres doivent être envoyées par courrier recommandé avec accusé de réception et par mail à l’adresse suivante : se****************@****ol.com
11.4    Les plis déposés postérieurement ne seront pas admis.
- Sélection du cabinet
12.1. Le cabinet d’audit est choisi par le Comité de sélection,
12.2 La méthode de sélection est celle fondée sur la « qualité technique et le coût » basée notamment sur l’expérience du cabinet, la qualification des experts, la méthodologie de travail proposée et le montant de la proposition.
LA DIRECTION GENERALE
Conakry, 14 Décembre 2020