Recrutement d’Un Assistant d’équipe

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Team Assistant

Job #: req10564
Organization: IFC
Sector: Administration/Office Support
Grade: GB
Term Duration:  3 years 0 months
Recruitment Type: Local Recruitment
Location: Conakry,Guinea
Required Language(s): English
Preferred Language(s):
Closing Date: 1/21/2021 (MM/DD/YYYY) at 11:59pm UTC

Description

IFC – membre du Groupe de la Banque mondiale – est la plus grande institution de développement mondiale axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités dans les pays en développement. Au cours de l’exercice 2020, nous avons investi 22 milliards de dollars dans des entreprises privées et des institutions financières des pays en développement, tirant parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et stimuler la prospérité partagée. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org.

Le bureau de pays de la SFI à Conakry cherche à recruter un assistant d’équipe très motivé pour fournir un appui administratif efficace et efficient au représentant résident et au personnel opérationnel. Ce rôle contribuera au fonctionnement efficace et à la coordination administrative du bureau.

Rôle et responsabilités:

Les principaux rôles et responsabilités sont les suivants:

Fournir un soutien administratif global au représentant résident et aux équipes de projet;

Suivi de la correspondance du personnel de l’IFC, des gouvernements officiels et des clients;

Veiller à ce que la correspondance et les appels téléphoniques entrants soient dirigés vers le bon personnel;

Rédiger la correspondance courante, relire et réviser les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés;

Incorporer les commentaires d’examen convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs partagés et les capacités logicielles;

Planifier les rendez-vous pour le personnel et les missions de visite, préparer l’ordre du jour Résoudre des problèmes inhabituels (par exemple, répondre aux demandes nécessitant une recherche de fichiers, etc.);

Demander des rendez-vous pour le personnel et les missions de visite; Traiter toutes les questions de logistique et d’approvisionnement liées au personnel et aux missions de visite si nécessaire (y compris l’hôtel, les demandes de visa, la location de voiture, le ramassage et le dépôt)

Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par ex. conférences, ateliers, etc. Tenir à jour le projet de l’unité de travail et les autres fichiers (papier et électronique);

Assurer la liaison avec les fournisseurs pour solliciter des devis pour les fournitures et autres tâches d’approvisionnement Maintient le plus haut niveau de confidentialité de toutes les informations;

aider les autres AEC avec toutes autres questions administratives dans le groupe Côte d’Ivoire; Sauvegardez les autres ACS du cluster si nécessaire;

Toutes autres tâches administratives assignées par le représentant de la Rés.

Les critères de sélection

Minimum de diplôme d’études secondaires ou équivalent (diplôme collégial préféré) avec un minimum de 2 ans d’expérience de travail pertinente dans une grande organisation internationale ou l’équivalent;

Maîtrise de l’utilisation de fonctions avancées sur des applications informatiques standard (applications Windows: Word, Excel, PowerPoint, etc.

Connaissance et capacité d’exécuter des procédures de travail diverses et complexes liées au traitement et à la production en temps opportun des extrants et aux activités administratives de soutien.

Capacité à récupérer des documents de référence à partir de diverses sources (par exemple, base de données ou autres systèmes de classement, bibliothèque commune, Internet, etc.)

Utilisation démontrée de l’initiative et capacité d’établir des liens appropriés dans les exigences de travail et d’anticiper les prochaines étapes.

Capacité à suivre les priorités de l’équipe en l’absence du chef d’équipe et à répondre aux demandes d’informations

Capacité à réussir les tests bancaires pertinents (par exemple, langue anglaise, applications informatiques, etc.) au besoin Engagé, dévoué et esprit d’équipe avec la capacité de traiter efficacement avec le personnel et les clients dans des situations diverses qui nécessitent bon jugement, tact, diplomatie et confidentialité dans un environnement multiculturel.

Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français, y compris la capacité de rédiger de la correspondance de routine et de réviser des documents.

Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles.

Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.

Capacité à apprendre rapidement de nouvelles applications logicielles.

La pauvreté n’a pas de frontières, l’excellence non plus. Nous réussissons grâce à nos différences et nous recherchons en permanence des personnes qualifiées issues de divers horizons du monde entier.

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