MINISTRE DE LA JEUNESSE Sollicitation de manifestations d’intérêt Titre: Recrutement d’un Consultant (cabinet) pour la réalisation d’un site web dynamique et d’une plateforme collaborative du projet BoCEJ.

Sollicitation de manifestations d’intérêt

 Titre: Recrutement d’un Consultant (cabinet) pour la réalisation d’un site web dynamique et d’une plateforme collaborative du projet BoCEJ.

  1. Contexte  et justification :

Le Gouvernement de la République de Guinée a sollicité et obtenu un Don de la Banque Mondiale à travers l’Association Internationale du Développement (IDA) pour financer le Projet « Booster les Compétences pour l’Employabilité des Jeunes ». Placé sous la tutelle du Ministère de la Jeunesse, ce projet a pour objectif global, d’améliorer l’employabilité des jeunes diplômés des institutions d’enseignement supérieur, technique et professionnel ; de renforcer la gouvernance dans les institutions d’enseignement supérieur et de la formation professionnelle.

D’une durée de cinq (05) années, le projet est piloté et coordonné par un Secrétariat Exécutif et comprend trois composantes :

Composante-1 : Fonds Compétitif pour les Compétences et l’Employabilité (FCCE) :

Cette composante vise à (i) créer dans les institutions de formation des programmes innovants de courte durée (2 à 3 ans) conformes aux standards de certification internationaux et reliés aux secteurs économiques; (ii) modifier la culture institutionnelle vers une approche davantage basée sur les résultats et (iii) améliorer l’efficacité des programmes de formation grâce à un partenariat public-privé (PPP).

Composante-2: Programme « Education à l’Emploi (E2E» :

Elle vise à faciliter l’accès des jeunes diplômés, chômeurs, ainsi que les jeunes exclus en permanence du marché du travail en raison de chômage prolongé, à une formation axée sur l’emploi dans les domaines professionnels techniques et/ou des compétences de base de l’employabilité. Le programme fournira aux diplômés chômeurs, un cheminement de carrière leur conduisant à des opportunités professionnelles de formation, stages, emplois ou à l’auto-emploi par l’utilisation de contrats de Bons d’Achat basés sur la performance. La mise en œuvre de ce programme est pilotée par l’Agence Guinéenne pour la Promotion de l’Emploi (AGUIPE), une structure qui relève du Ministère de l’Enseignement Technique, de la Formation Professionnelle, de l’Emploi et du Travail.

Composante-3 : Appui institutionnel et cadre réglementaire :

La composante 3 vise à appuyer la révision du cadre réglementaire actuel des départements ministériels concernés par une approche participative impliquant tous les services qui auront la responsabilité de réviser les textes en vigueur et en cohérence avec les réformes en cours.

La communication –qu’elle soit interne ou externe- est un maillon important dans la mise en œuvre de tout projet de développement. La bonne information transmise au personnel et aux publics cibles en utilisant les moyens et outils appropriés, est une condition essentielle de réussite du projet BoCEJ. Dans l’optique de rendre sa communication plus efficace dans le but de marquer sa proximité avec les bénéficiaires, partenaires et le grand public, aussi pour faciliter les échanges et le travail entre les différents acteurs du Projet, le Secrétariat Exécutif, agissant au compte du Ministère de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes, a jugé nécessaire de se mettre aux technologies de l’information et de la communication(TIC) pour informer régulièrement et à temps réel de l’évolution des activités du Projet. D’où l’élaboration de ces termes de référence en vue de recruter un cabinet pour la réalisation d’un site web dynamique et attractif et d’une plateforme collaborative du Projet  BoCEJ.

  1. Objectifs de la consultation :

L’objectif global visé par cette consultation est de doter le Secrétariat Exécutif d’un site web dynamique et d’un espace de travail collaboratif performant pour les acteurs et ce, dans le cadre du renforcement de ses actions de communication.

Plus spécifiquement il s’agira  de :

  • Créer un site web dynamique et attractif en vue d’assurer une plus grande visibilité du projet et de ses trois composantes dont un portail sera dédié à chacune d’elles;
  • Héberger le site web et d’en acquérir le nom de domaine qui sera la propriété du projet;
  • Créer un espace d’échanges et de travail collaboratif pour les différents acteurs du projet
  • Former les membres de l’équipe de gestion du projet à l’administration et la maintenance du site.
  • Résultats attendus :

Dans le but de relever les défis de communication du projet à l’externe et de permettre aux différents acteurs du projet d’être interconnectés pour le partage des informations et des documents (rapports, procès-verbaux, compte-rendu, articles de presse…), les résultats suivants sont attendus :

  • Le site web(en français) est créé et fonctionnel et permet d’assurer une plus grande visibilité des activités du projet et de ses trois (03) composantes, et un portail dédié à chacune d’elles avec une large place au FCCE ;
  • L’espace d’échanges et de travail collaboratif pour les différents acteurs du projet est créé
  • L’hébergement du site est assuré de façon sécurisée et le nom de domaine est disponible;
  • Un espace de travail collaboratif sécurisé et facile à utiliser pour les différents acteurs du projet est créé et opérationnel ;
  • Un site web facile à mettre à jour pour le Chargé de la communication du projet qui en assurera régulièrement l’administration;
  • Le site est équipé d’un système de feedback en ligne et en temps réel permettant d’éditer la fréquentation du site par le public ;
  • Les membres de l’équipe de gestion sont formés à l’administration et à la maintenance du site.
  1. Présentation du siteweb et la plateforme collaborative:

Le site web disposera d’une page d’accueil avec une présentation dynamique et très attractive avec le logo du Projet et une bannière photos animées. Le site devra disposer d’un espace dynamique qui affichera les actualités, les alertes (ou Flash infos), des rubriques Description du projet et ses composantes, Offres et appels à proposition, Rapports, etc., et inclura comme chaque page du site, des possibilités d’accès direct aux pages suivantes.

Pour les besoins de collaboration, la plateforme proposera un espace privé, sécurisé permettant aux différents acteurs de mieux échanger et proposera des fonctionnalités de partage de documents, et un workflow de validation de demandes intégrant un système de corbeille de tâches à traiter, de notifications de tâches, de délégation de tâches en cas d’absences, etc. Le module collaboratif devra également intégrer un module robuste et performant de Gestion Electronique des Documents traités aussi bien pour les besoins de fonctionnement du Projet (Gestion des congés, Gestion des réunions, …) que pour les dossiers de consultation externes (appels d’offres, sollicitations à manifestation d’intérêt, etc.).

Le Cabinet devra également prévoir un moteur de recherche accessible sur toutes les pages du site, une rubrique de contacts indiquant les coordonnées et les liens utiles (sites web des partenaires institutionnels et médias) ainsi que l’accès aux réseaux sociaux(flux RSS, Facebook, Twitter, YouTube, etc.).

  1. Activités à réaliser :

 Etape 1 : Solutions proposées du site web

  • Architecture globale du site web intégrant ses différents modules: module institutionnel (public), module collaboratif (échanges internes, Workflow de validation, Gestion Electronique des Documents), module statistiques avec l’outil GoogleAdWords ;
  • Elaboration et présentation générale de la maquette du site web ;
  • Collecte des informations nécessaires à mettre sur le site web auprès du Secrétariat Exécutif du projet qui assure le suivi de la conception du site web ;
  • Elaboration d’une charte graphique et le plan du site web (arborescence) ;
  • Un bon référencement du site web sur les principaux moteurs et annuaires de recherche (généralistes et thématiques)
  • Proposition d’une liste de providers Internet capables d’héberger le site web de façon sécurisée et optimale.
  • Intégrer le site web du Projet à l’architecture globale du site du Gouvernement ou à l’un des sites web des ministères impliqués (Ministère de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes, Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique, Ministère de l’Enseignement Technique, de la formation Professionnelle, de l’Emploi et du Travail.

Etape2 : Développement du site web

Au cours de cette phase, le Cabinet devra mettre en œuvre les principaux axes de développement du site web en prenant en compte des ressources matérielles et logicielles disponibles et en utilisant la technologie la plus adaptée et performante.

Le Cabinet devra réaliser les actions suivantes :

  • L’insertion du logo du projet;
  • La définition des couleurs, et le choix des caractères et polices du site web ;
  • L’insertion de graphiques et de textes ;
  • Archivage systématique et chronologique des informations sur le site web

Après validation du site web et l’approbation du nom de domaine et des adresses mails personnalisées par le Secrétariat Exécutif, le Cabinet assurera la mise en ligne définitive du site web ; il devra aussi procéder à l’hébergement du site web de façon sécurisée.

S’agissant de la technologie utilisée, le Cabinet devra s’engager à utiliser les outils et les technologies les plus performants utilisés pour ce genre de prestations:

  • Technologies pouvant fluidifier les informations ;
  • Système permettant un chargement des informations en format très léger ;
  • Possibilité d’afficher le site internet de manière fluide sur différents types de terminaux à écran : Smartphone, tablettes, PC portable toute taille d’écran, desktop toute taille d’écran ;
  • Possibilité de rajouter des documents joints à télécharger de tout type (zip, doc, PDF, Word, vidéos, sons, etc.) ;
  • Adaptation du module de mise à jour accessible depuis n’importe quel logiciel de navigation Internet par l’intermédiaire d’un login et mot de passe ;
  • Possibilité de modification et ou de rappel de mots de passe perdu ;
  • Possibilité d’envoi de mail interne ;
  • Galerie photos, agenda  et annuaires ;
  • Système de dépôt et de réception des dossiers de candidatures et d’autres documents et travail (rapports d’activités, etc.) en ligne surtout pour le FCCE;
  • Système de notification/alertes interne par email ;
  • Gestion de corbeille de tâches pour les différents acteurs du projet ;
  • Gestion de demandes internes (demandes de congés ou absence, timesheet,..)
  • Système de traitement interne des dossiers de réponse à appels d’offres/SMI ;
  • Archivage électronique des documents du projet ;

 Etape 3 : Formation à la gestion et mise à jour du site web

Au terme de l’élaboration et la mise en ligne du site web et de la plateforme collaborative, le Cabinet aura à assurer la formation des membres de l’équipe projet en vue de la gestion et la mise à jour régulière du site web de la plateforme. L’objectif de la formation est de rendre autonomes les membres de l’équipe projet pour la gestion du site web et de la plateforme. Cependant, le Cabinet pourrait être sollicité pour apporter une assistance technique en cas de besoin.

Cette formation prendra en compte l’utilisation optimale de l’outil et permettra l’administration du site web du point de vue technique. Au bout de la formation, les personnes formées seront à mesure de mettre à jour le contenu du site, et éventuellement de faire la maintenance.

  1. Livrables :

 Au terme de la prestation, le Cabinet devra fournir :

  • Sur CD, la maquette du site web et de la plateforme collaborative avec les modèles de conception de pages supplémentaires ;
  • Les images, graphismes et icônes utilisés ;
  • Les paramétrages techniques (login, mot de passe, URL, configuration des applications, etc.) de mise en ligne des pages et autres éléments du site web ;
  • Les adresses professionnelles pour les membres de l’équipe projet ;
  • Le rapport général de la conception du site web en copie papier et sur support électronique ;
  • Et tout autre document nécessaire pour la prise en main du site web et de la plateforme collaborative.
  • Critère de sélection du Cabinet :

Le Cabinet recherché doit avoir des expertises et des compétences avérées dans le domaine des applications web dynamiques et des solutions informatiques de gestion des sites Internet. Les qualifications minimales recherchées sont les suivantes :

  • Etre un Cabinet agrée et ayant des expertises avérées dans les solutions web et informatiques ;
  • L’équipe du Cabinet devra comporter le personnel suivant:
    • Un chef d’équipe ayant une expérience avéré pour conduire ce type de mission.
    • des spécialistes ayant une expérience prouvée dans les domaines de développement d’application web avec :
      • des diplômes d’Ingénieur/Masters (bac + 4/5) dans le domaine des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ou tout autre domaine lié aux TICs;
      • des expériences d’au moins 5 ans dans les missions similaires (développement des applications Web collaboratives, développement informatique, Mise en place de solutions de workflow et de Gestion Electronique des documents, infographie, avoir réalisé un minimum de 5 projets de développement web qui sont actifs et présenter des attestations de bonne fin ou de services rendus) ;
      • une parfaite maitrise des outils actuels de développement de sites web tels que : Content Management System (CMS), des langages de programmation (PHP, XML, etc.) et tout autre logiciel performant de gestion de contenu permettant la création de site web;
  • Durée de la consultation :

 La durée prévue pour la réalisation du site web et de la plateforme collaborative est de 6 semaines, à compter de la date de signature du contrat. Deux semaines seront consacrées à la formation de l’équipe projet en administration et maintenance du site.

  1. Méthode de sélection :

Le cabinet sera recruté selon la méthode de Qualification du consultant (QC), conformément aux directives de l’IDA en matière de Sélection et Emploi des Consultants, édition janvier 2011, révisée en juillet 2014

Les consultants (Cabinets) intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence aux adresses mentionnées ci-dessous du lundi au jeudi de 9 heures à 16 heures GMT et vendredi de 9 heures à 13 heures GMT.

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées à l’adresse ci-dessous au plus tard le 10septembre 2018à 13 H.

 Outre l’original, le nombre de copies demandé est de trois (3); la soumission de candidature par voie électronique sur respect des délais GMT susmentionnés est acceptée.

 Secrétariat Exécutif du Projet

« Booster les Compétences pour l’Employabilité des Jeunes en Guinée »,

Immeuble KATEX 4ème étage Appartement A8, Près du siège social de Cellcom-Guinée

Quartier Almamya, Commune de Kaloum,

Email : bocej.gn@gmail.com

Tél : (+224) 655 91 48 91

Conakry; République de Guinée.

 Le Gestionnaire de Projet

Thierno Iliassa BALDE