Ministère de l’Enseignement Supérieur : Recrutement d’un cabinet pour l’élaboration du schéma directeur du Système d’Information

SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET

 

N° Don IDA H-985-GN     Date début : 23/07/2018;   Date Limite : 31/08/2018

 

Client: Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique

 

Type:     Sollicitation de manifestations d’intérêt

 

Titre:     Recrutement d’un cabinet pour l’élaboration du schéma directeur du Système d’Information au MESRS et METFP-ET.

  1. Les objectifs

A.1. Objectifs généraux

Concevoir un schéma directeur pour la mise en place d’un système harmonisé et flexible de collecte, de traitement et de gestion  des informations nécessaires au fonctionnement et au pilotage  de l’enseignement supérieur et de  la recherche scientifique ainsi que de la formation technique et professionnelle tant au niveau central qu’à celui décentralisé ou déconcentré. Le système d’information sera conçu de manière à servir de cadre rationnalisant les futurs développements ou initiatives (qu’ils soient issus de financements internes ou de contributions d’autres donateurs) et il intègrera, autant que possible, les contraintes techniques et financières de l’enrôlement biométrique des étudiants ; ainsi que contribuer à la prise de décision basée sur des statistiques fiables à travers un système performant.

 

Cette conception sera faite de manière participative avec les départements des MESRS/METFP-ET et des institutions ou établissements placés sous leur tutelle.

 

  1. 2. Objectifs spécifiques
  • Définir et assister dans la mise en place des structures de gouvernance des SI à même de définir et de gérer le cadre de gestion et de pilotage des SI dans lequel le processus de planification sera pris en charge.
  • Développer et fournir une approche de gestion cohérente pour permettre l’atteinte des exigences de gouvernance des SI dans le secteur de l’éducation, couvrant les processus de gestion, les structures organisationnelles, les rôles et les responsabilités, les activités fiables et reproductibles, ainsi que les compétences et les aptitudes.
  • Sensibiliser les responsables concernés à tous les niveaux sur la démarche de planification et de conception d’un schéma directeur d’un système d’information ;
  •  Réaliser une étude diagnostic des systèmes d’information actuels en capitalisant les études antérieures au MESRS et METFP-ET ; Il s’agit de :

 

  • Fournir une vue d’ensemble de l’environnement métier existant et des Technologies de l’Information, des orientations et choix technologiques pour l’avenir et des initiatives requises pour migrer vers l’environnement futur désiré.
  • Miser sur les éléments constitutifs et les composants de l’architecture d’entreprise, incluant les services fournis à l’externe et les capacités destinées à permettre une réponse agile, fiable et efficace aux objectifs stratégiques du Ministère.

 

  • Elaborer des scénarii d’optimisation des systèmes d’information et indiquer les volets qui mériteraient d’être mutualisés. Il s’agit de définir les cibles (processus métiers), les capacités et les services des TI nécessaires. Ceci doit se baser sur la compréhension de l’environnement ainsi que sur les exigences; l’évaluation des processus métiers actuels, de l’environnement des TI et des problèmes; et l’examen des normes de référence, des bonnes pratiques et des technologies émergentes validées ou des propositions d’innovation ;

 

  • Définir le plan stratégique (SDI) et la feuille de route du MESRS/ETFP et de ses institutions d’enseignement supérieur/technique publiques et privées ainsi que des institutions de recherche et centres de documentation en tenant compte des initiatives au niveau de l’Etat central. Il s’agit de développer un plan stratégique (SDI) qui définit, en coopération avec les parties prenantes concernées, comment les objectifs liés aux SI contribueront aux objectifs stratégiques du Ministère ;

 

  • Proposer un dispositif de suivi de la mise en place du système d’information du MESRS, des IES, IRSIT et centres de documentation.

 

  • Définir les initiatives qui seront nécessaires pour combler les écarts, la stratégie d’acquisition des SI et les indicateurs de performance qui seront utilisés pour surveiller l’atteinte des objectifs, puis prioriser les initiatives et les combiner en une feuille de route de haut niveau.

 

B- Tâches du consultant

Il s’agit entre autres, de mener les activités suivantes :

 

a- Comprendre les orientations du Ministère :

Prendre en compte l’environnement et les processus métiers actuels du Ministère aussi bien que sa stratégie et ses objectifs futurs. Considérer  également l’environnement externe (forces motrices de l’industrie, règlements pertinents).

 

  1. i) Effectuer une revue des systèmes d’informations existants ; Évaluer l’environnement actuel, les capacités et la performance : Évaluer la performance actuelle des capacités des départements concernés, des fonctions IT internes et des services IT externes, et développer une compréhension de l’architecture d’entreprise par rapport aux SI. Identifier les problèmes rencontrés et élaborer des recommandations dans des domaines qui pourraient bénéficier d’une amélioration. Considérer les différences entre les fournisseurs de services et les options ainsi que l’impact financier de même que les coûts et les bénéfices potentiels de l’utilisation de services externes.

 

  1. ii) Etudier le document de politique et de stratégie de développement du MESRS et les plans de développement institutionnel des IES en vue d’aligner le système d’information sur les objectifs de ces plans;

 

iii) Définir les capacités des SI cibles : Définir les cibles (processus métiers), les capacités et les services des TI nécessaires. Ceci doit se baser sur la compréhension de l’environnement ainsi que sur les exigences; l’évaluation des processus métiers actuels, de l’environnement des TI et des problèmes; et l’examen des normes de référence, des bonnes pratiques et des technologies émergentes validées ou des propositions d’innovation ;  cela devra inclure l’évaluation de la  mise en place d’un système d’enrôlement et de contrôle biométrique des étudiants ;

 

  1. iv) Procéder à une analyse des écarts : Identifier les écarts entre les environnements actuels et cibles, et envisager l’alignement des actifs (les capacités qui soutiennent les services) avec les objectifs métiers dans le but d’optimiser les investissements relatifs à la base d’actifs internes et externes ainsi que leur utilisation. Tenir compte des facteurs critiques de succès pour soutenir l’exécution de la stratégie. Analyser les besoins des acteurs du secteur dans le domaine de l’information et de la prise de décision ;

 

  1. v) Définir une architecture d’entreprise : Mettre en place une architecture commune composée de processus métiers, d’information, de données, d’applications et de couches d’architecture technologique pour la réalisation efficace et efficiente des stratégies du Ministère et des SI en créant des modèles et des pratiques clés qui décrivent les architectures de référence et cibles.

 

Des orientations technologiques claires devront être définies et proposées aux structures de gouvernance pour validation. Il s’agit de : proposer un système d’information et de gestion adapté aux besoins du MESRS et du METFP et de leurs institutions d’enseignement.

 

b- Développer la vision de l’architecture d’entreprise :

La vision de l’architecture fournit une première description de haut niveau des architectures de référence et cible, couvrant les processus métiers, l’information, les données, les applications et les domaines technologiques. La vision de l’architecture fournit un outil essentiel aux parties prenantes au sein du Ministère. L’architecture décrit comment la nouvelle infrastructure technologique permettra d’atteindre les objectifs métiers et les objectifs stratégiques, tout en répondant aux préoccupations des parties prenantes lors de leur mise en œuvre.

 

c- Définir l’architecture de référence:

L’architecture de référence décrit les architectures actuelles et cibles pour les processus métiers, l’information, les données, les applications et les domaines technologiques ;

Sélectionner les opportunités et les solutions : Rationaliser les écarts entre les architectures de référence et cibles, tant du point de vue métiers que technique, et les regrouper logiquement en projets. Intégrer chaque projet aux programmes connexes d’investissement en SI afin de s’assurer que les initiatives architecturales sont alignées et afin d’activer ces initiatives dans le cadre de l’évolution globale de l’organisation. Faire en sorte qu’il s’agisse d’un effort de collaboration avec les parties prenantes clés des métiers et des SI afin d’évaluer la préparation du Ministère au changement, et identifier les opportunités, les solutions et les contraintes de mise en œuvre.

 

d- Définir la mise en œuvre de l’architecture :

Créer un plan viable de mise en œuvre et de migration en conformité avec le programme et les portefeuilles de projets. Assurer que le plan est étroitement coordonné afin de garantir que la valeur est livrée et que les ressources requises sont disponibles pour compléter les travaux nécessaires. Planifier sa mise en œuvre dans une période de 2 à 6 ans.

 

e- Fournir des services d’architecture d’entreprise :

La fourniture de services d’architecture d’entreprise au sein du Ministère comprend l’orientation et le suivi des projets de mise en œuvre, les moyens de formalisation par des contrats d’architecture ainsi que la mesure et la communication de la valeur ajoutée de l’architecture et la surveillance de la conformité :

 

  1. i) Estimer les moyens humains, matériels et financiers à mobiliser dans la mise en œuvre ;

 

  1. ii) Elaborer le portefeuille des projets à mettre en œuvre selon un ordre prioritaire ainsi que leur calendrier de réalisation et les ressources nécessaires ;

 

iii) élaborer des plans d’action d’accompagnement en matière d’organisation, de renforcement des capacités, de gestion de la sécurité et de conduite du changement ;

 

  1. iv) En rapport avec les acteurs du niveau central et déconcentré, rédiger un cahier de charge pour la mise en œuvre du système d’information au niveau central (MESRS/METFP) et au niveau des institutions.

 

V .Méthodologie

La méthodologie proposée par le cabinet doit être une méthodologie éprouvée et conforme aux meilleures pratiques dans l’acquisition/développement et implémentation de systèmes d’informations. Les étapes qui suivent donnent à  titre indicatif les grandes lignes de la démarche méthodologique à adopter.

 

  1. 1. Phase consultative et informative (niveau central et décentralisé)

– L’organisation du projet est définie et mise en place tant du côté des consultants que de celui des ministères ESRS et ETFP-ET ainsi que des IES, IRSIT et EETFP.

– Les objectifs de la mission sont compris et partagés par tous les acteurs concernés. Il est de même de la démarche de conduite de la mission.

– Analyse du document de politique et de stratégie de développement de l’ES et de la recherche scientifique, des plans de développement institutionnel des IES/IRSIT, centres de documentation ainsi que du plan de développement stratégique du METFP-ET.

– Evaluation de leurs incidences  à court, moyen et long termes sur le système d’information ;

– Réalisation de l’alignement des objectifs d’évolution du SI sur les objectifs stratégiques du document de politique du MESRS et du plan stratégique du MEETFP-ET ;

– Identifier les domaines d’activités prioritaires du MESRS et MEETFP-E-T ainsi que des IES, IRSIT et EETFP à considérer dans la conception du système d’information : domaine de gestion, domaine pédagogique, domaine de la recherche et du partenariat, domaine de la gouvernance et de l’organisation du système informatique, domaine du pilotage ;

– Explicitation et formalisation des choix par les responsables concernés ;

– Rédaction d’un cahier de charges par les responsables concernés.

 

5.2. Phase de conception (diagnostic, analyse, scenarii….)

– Description des architectures actuelles dans leur aspect métier (organisation, processus, documents), applicatif (applications utilisées, couverture fonctionnelle, degré de satisfaction des usagers) et technique (infrastructures, serveurs, postes de travail, équipements informatiques, logiciels, gouvernance informatique) ;

– Evaluation des performances du système d’information et élaboration de propositions d’axes d’amélioration sur les plans métier, applicatif et technique ;

– Définition des grandes lignes de la stratégie d’évolution du SI sur les plans métier, fonctionnel, applicatif et technique mais aussi des savoir-faire et des compétences nécessaires aux utilisateurs pour son usage et sa maîtrise ;

– Définition des modalités d’intégration des systèmes existants et futurs ;

– Définition du référentiel de statistiques et de production d’indicateurs de suivi et des performances des ministères de l’ESRS et de l’EETFP-ET ainsi que des institutions et établissements placés sous leur tutelle ;

– Elaboration du schéma directeur du SI ainsi que le portefeuille des projets, la planification générale, le budget, les ressources, les actions et mesures d’accompagnement, le plan de conduite du changement (communication, formation) ;

– Description des structures de réalisation et de suivi du schéma directeur ;

– Rédaction des termes de référence du cabinet de consultants devant assurer la réalisation et le suivi du système d’information à mettre en place.

 

5.3. Phase de restitution

Organisation d’ateliers autour de thèmes ci-après :

 

  1. i) objectifs du SI, incidences du document de politique et de stratégie de développement de l’enseignement supérieur et du plan stratégique du METFP-E-T sur les orientations à donner au SI ;

 

  1. ii) Présentation de l’état des lieux du système d’information actuel et validation du cahier de charges du futur SI ;

 

iii) Validation de la stratégie de développement du SI ;

 

  1. iv) Validation du schéma directeur du système d’information par tous les acteurs concernés.

 

5.4. Phase de suivi accompagnement

– Elaboration d’un plan de suivi et d’accompagnement en termes de renforcement des capacités ;

– Assurer toutes interventions correctives pour le bon aboutissement de la mise en œuvre du schéma directeur.

 

VI – Résultats attendus

Les résultats attendus du cabinet de consultants à l’issue de cette mission sont :

 

  • La situation actuelle est décrite ;
  • Un schéma directeur du système d’information validé comportant une politique, des cibles à atteindre, des échéances et moyens nécessaires et les coûts est disponible ;
  • Des scénarii d’optimisation du système d’information sont présentés et validés ;
  • Un plan d’action d’accompagnement à mettre en œuvre, à court, moyen et long termes est conçu ;
  • Des structures de réalisation et de suivi du schéma directeur sont proposées ;
  • Les TDR du cabinet de consultant pour la mise en œuvre et le suivi du schéma directeur ainsi que documents de passation de marchés sont rédigés ;
  • Le système d’enrôlement et de contrôle biométrique des étudiants est évalué.

 

VII – Profil et Qualification du Cabinet de Consultants

Le cabinet qui sera sélectionné devra être composé de personnes hautement qualifiées pour mener à bien l’ensemble des prestations relevant de ce mandat. Pour la réalisation de cette mission :

  • le prestataire devra avoir une expérience prouvée dans les domaines du conseil et urbanisation des SI, l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) et la conduite de projet similaires dans les administrations publiques.
  • Il doit avoir une expérience dans la gestion des projets de mise en place de système d’information et la réalisation des cahiers de charge pour un système d’information et de gestion notamment dans le secteur de l’éducation.
  • Le cabinet devra disposer de personnels répondant aux critères professionnels suivants :

 

  • Des spécialistes en TIC, notamment :

 

  • Un chef de projet/Directeur de Projet, titulaire d’un diplôme Bac + 5 et plus dans l’un des domaines de l’Informatique, ayant une expérience avérée minimum de quinze (15) ans dans le développement et la mise en œuvre de Plans Stratégiques Informatiques, le pilotage et l’organisation de la fonction informatique, l’encadrement et la conduite de projets informatiques, la définition et le déploiement de systèmes d’information notamment dans le secteur publique en général et dans le domaine de l’éducation ayant effectué au moins une mission d’élaboration de schéma directeur au cours des cinq dernières années.

 

  • Un expert en systèmes d’information avec les qualifications suivantes : Etre ingénieur de conception en informatique d’un niveau Bac + 5 et plus ; avoir une expérience de plus de 10 ans en tant que architecte applicatif, chef de projet et développeur senior et d’applications web ; parfaite maîtrise des technologies java (J2EE), SOA (Architecture Orientée Service) et bases de données relationnelles (ORACLE, SQL Serveur, etc.) ; parfaite maitrise de l’architecture 3-tiers ; bonne connaissance des outils de modélisation UML et MERISE ; avoir une grande rigueur, être méthodique et autonome, doté de grande capacités d’analyse et d’écoute, et avoir des capacités rédactionnelles et de communication en français ; connaître les méthodes d’analyse des risques EBIOS ou MEHARI de gestion des risques ; ITIL, CoBit etc. ;

 

  • Un expert en réseaux et systèmes avec les qualifications suivantes :Etre ingénieur réseaux/télécoms d’un niveau Bac + 5 et plus ;avoir une expérience de plus de 7 ans dans la mise en place de réseaux locaux, étendus et complexes pour des institutions, des administrations ; avoir une expérience prouvée de l’administration de réseaux de 3 ans minimum ; la connaissance des routeurs et des protocoles de routages (OSPF, BGP, etc.), des firewalls et des switches, ainsi que des principaux protocoles réseaux (TCP/IP, DNS, DHCP SNMP, Telnet) est exigée ; la connaissance des systèmes d’exploitation serveur Linux/UNIX et MS Windows Server est indispensable ; la connaissance des technologies d’interconnexion par voie hertzienne de type WiMax, nLOS, MIMO, des Méthodes d’encodage OFDM, et celles des fibres optiques est un plus ; la connaissance des équipements VSAT et de leur interconnexion serait un plus ;Certification CISSP ou CISM souhaitable.

 

  • Un expert en qualité informatique avec les qualifications suivantes : Etre ingénieur de conception en informatique d’un niveau Bac + 5 et plus ; avoir une expérience de plus de 5 ans dans la mise en place de systèmes qualité informatiques ; la connaissance et expérience des référentiel ITIL, COBIT et PRINCE2 / PMP est requis ; la connaissance et expérience des normes qualité ISO 9000 et des normes ISO 20000 est indispensable ; avoir une grande disponibilité, des qualités pédagogiques, un esprit de synthèse et méthodique et une forte capacité rédactionnelle en français.

 

(b) spécialiste en éducation

 

  • Un expert en éducation pour élaborer les indicateurs en collaboration avec les personnels des ministères concernés.
  • Etre capables de travailler dans un environnement difficile.

VIII. Calendrier de la consultation

La durée du contrat du cabinet de consultants n’excèdera pas 250 jours/hommes repartis sur 12 mois à compter de la date de signature du contrat.

  1. Rapportage

L’équipe de consultants rendra compte  de ses activités aux secrétaires généraux des Ministères concernés et au Secrétariat Exécutif du projet  BoCEJ à travers les points focaux. Elle sera accompagnée dans ses démarches par deux cadres, le premier désigné par le Ministre de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique et le second par le Ministre de l’Enseignement Technique, de la Formation Professionnelle, de l’Emploi et du Travail.

Les consultants intéressés répondant au profil demandé, sont invités à manifester leur intérêt en faisant acte de candidature et en fournissant les informations prouvant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les services décrits ci-dessus.

Des Consultants seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale[i], édition janvier 2011, révisée en juillet 2014.

Les consultants intéressés peuvent obtenir les Termes de référence de la mission et des informations supplémentaires au sujet des documents de référence aux adresses mentionnées ci-dessous du lundi au jeudi  de 9 heures à 16 heures  GMT et  vendredi de 9 heures à 13 heures GMT.

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées à l’adresse ci-dessous au plus tard le 31août 2018 à 13 H.

 

Outre l’original, le nombre de copies demandé est de trois (3); la soumission de candidature par voie électronique sur respect des délais GMT susmentionnés est acceptée.

 

Secrétariat Exécutif du Projet

« Booster les Compétences pour l’Employabilité des Jeunes en Guinée »,

Immeuble KATEX 4ème étage Appartement A8, Près du siège social de Cellcom-Guinée

Quartier Almamya, Commune de Kaloum,

Email : bocej.gn@gmail.com

Tél : (+224) 655 91 48 91

Conakry; République de Guinée.       

 

Le Gestionnaire de Projet

 

 

Thierno Iliassa BALDE