Demande de Devis (RFQ) pour l’Achat d’un véhicule de type 4X4

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Demande de Devis (RFQ pour « Request For Quotation »)

Date :    21/04/2020

À :           Toutes les sociétés de vente de véhicules 4X4, légalement installées en GUINEE et d’ailleurs

De :         LENO Faya Florent, Procurement & Logistics Manager.

Objet :    Demande de Devis (RFQ) pour l’Achat d’un véhicule de type 4X4

No. D’Achat :        PR-2020-04-006

Madame, Monsieur,

Nous avons le plaisir de vous informer que Helen Keller International (HKI) recherche des fournisseurs expérimentés et qualifiés disposés à fournir un véhicule de marque 4X4 suivant les spécifications décrites dans cette demande de devis.  Si vous êtes intéressé, vous trouverez ci-dessous quelques indications à suivre :

  • Votre devis doit être soumis sur papier à en-tête de votre entreprise et signé par une personne habilitée.
  • Se référer aux Termes et Conditions ci-dessous pour la préparation de votre devis.
  • Les vendeurs de véhicules désirant postuler peuvent passer au bureau signé l’attestation de conflit d’intérêt.
  • Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette demande de devis doit être soumise par écrit avant la date limite. Les questions et les réponses qui sont importantes seront partagées par HKI avec tous les autres offrants.

Recevez, mes sincères salutations.

Faya Florent LENO ; Logistique & Procurement Manager HKI GUINEE

Spécifications des véhicules recherchés

Article No. Description ou Spécifications Unité Quantité
1 Véhicule à quatre roues motrices / Four-Wheel drive vehicle U 1
Spécificités techniques : technical specifications :
Spécificités générales·      Volant à gauche / left hand drive

·      Système à 4 roues (4 x 4) / 4 Wheels drive (4×4)

·      5 Portes / 5 doors

·      7 places / 7 seats

 

Moteur·      Moteur diesel ; / diesel motor

·      5 vitesses manuelles ; / 5 speeds manual transmission

·      3.0L ; 4 cylindres ; / 3.0 L 4 cylinders

·      Capacité de carburant 150 litres ; / fuel tank capacity 150 L

·      Système de freinage : Disques ventilés / Automatic Braking System (ABS)

·      Puissance du moteur : 94/4000 tr/mn ; 12 CV / Engine power (HP/rpm) 94/4000, 12 CV

·      Cylindrée : 2 986 cc / Engine displacement 2986 cc

·      Direction assistée / Power steering

Sécurité·      Verrouillage central automatique / power-lock doors

·      Ceinture de sécurité pour tous les sièges / seat belts for all seats

·      Système d’airbag (conducteur et passagers avant / Airbag system (driver and front passenger

·      Fenêtres électriques / power windows

·      Antibrouillard / anti-fog              

Commodités·      Double climatisation / Dual air conditioner

·      Climatiseur à l’arrière / Rear  air conditioner

·      Auto Radio AM / FM / / Auto Radio AM / FM

·      Vitres latérales légèrement teintés / soft side tinted glass

·      Sièges en tissu / fabric seats

·      Projecteur multi-réflecteurs / multi-reflector projector

·      Pare-chocs (à l’avant et à l’arrière) / bumpers (in the front and rear

·      Feu de stop central / central brake light

·      Rétroviseurs extérieurs à réglage électrique / Exterior Side view mirrors electrically adjustable

·      Garde-boue (à l’avant et à l’arrière), largeur des roues, jantes en alliage (265/65 R17), support de roue de secours avec clé / front fender and rear mud guard, light alloy wheel (265/65 R17), spare wheel carrier with lock

·

Equipements·         Extincteur / fire extinguisher

·         Equipement pour le dépannage du véhicule (un câble de remorquage, une pelle (pour les déplacements dans le désert), un cric, câble de connexion batterie) ; / Vehicle repair equipment (for example : tow cable, shovel, jack, batterie connexion cable spare tire)

Autres·         Service après-vente (le vendeur et / ou le manufacturier doivent être en mesure de fournir un service immédiat au véhicule en cas de besoin pendant la période de garantie) / After sales service (Vendor and /or Manufacturer should be able to provide immediate service to the vehicle when needed during the warranty period)

·         Garantie d’au moins 3 ans / guaranty minimum 3 years

 

Exigences de Validité du Devis

Exigences d’admissibilité du Fournisseur Cette demande de prix est ouverte aux entreprises commerciales et non-gouvernementales, capables de fournir et livrer les produits, et réputées pour conduire leurs affaires avec un souci d’intégrité et d’éthique.HKI acceptera des offres provenant de fournisseurs qui sont des USA, de la république de Guinée ou d’un autre pays en développement, tel que spécifié par USAID ADS 310 [https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1876/310maa.pdf]. HKI acceptera également les offres provenant de fournisseurs qui sont d’un autre pays mais HKI peut devoir disqualifier ces dernières offres en fonction de l’approbation du donateur sur la source et l’origine du véhicule.

Pour que HKI soit à mesure de considérer une offre de prix les soumissionnaires doivent spécifier la source du véhicule, la localisation de l’usine de fabrication du véhicule, la nationalité du fournisseur.

Remarque : HKI n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou proposée pour radiation, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises qui sont exclues, suspendues ou proposées pour radiation, dans l’accomplissement de l’obligation de cette activité.

Mécanisme contractuel et termes de paiement : HKI émettra un bon de commande avec le Fournisseur retenu.Le paiement peut se faire soit à 100% après réception du véhicule et de la facture finale, soit à 50% à la commande et 50% à la réception du véhicule sur présentation d’une facture intermédiaire et finale. Le paiement est effectué dans les 30 jours après la réception d’une facture.

Le paiement est fait exclusivement au Fournisseur identifié dans le Bon de Commande. Il ne sera pas fait à un tiers ou à un individu.

Instructions pour la livraison : Incoterm : Delivered at Terminal (DAT) à Conakry 30 jours après signature du bon de commande.
Devis doit inclure les indications suivantes : Détails du devis :·         Le devis doit inclure le No. D’Achat ci-dessus : PR-2020-04-006

·         Description détaillée du véhicule proposé, listing all spécifications.

·         Information sur le coût, la méthode et la date de livraison.

·         Informations détaillées sur les assurances et / ou les garanties offertes par le fournisseur.

·         Prix en GNF excluant les taxes, les droits d’accise et les autres taxes et droits de douane ; Toutes taxes légalement requises ou droits de douane ou coûts de transport, doivent être présentés séparément de la ligne du montant du véhicule.

Documents requis du fournisseur :

·         Une copie de la licence d’exploitation commerciale en cours de validité.

·         Le certificat d’immatriculation fiscale (enregistrement de la TVA), le numéro d’immatriculation fiscale, le numéro RCCM, le quitus fiscal ;

·         Informations sur les réalisations passées, y compris au moins 3 références professionnelles avec leurs coordonnées qui peuvent attester de l’accessibilité des pièces de rechange et du service après-vente. HKI se réserve le droit de contacter directement les personnes référencées.

·         Une attestation précisant :

o    La source du véhicule : Le pays d’origine du véhicule avant son importation en Guinée, OU si le véhicule est déjà en Guinée lors de l’achat,

o    Le lieu de fabrication du véhicule

o    La Nationalité : Le siège légal, propriété, nationalité ou résidence permanente légale du fournisseur

Critères d’évaluation : Les devis seront évalués en fonction de : Respect des spécifications du véhicule recherché.Offre d’une garantie de 03 ans au minimum.

Existence d’un service après-vente en république de Guinée. Qualification et expérience du fournisseur en république de Guinée.

Délai de livraison. Deux (2) semaines après réception de bon de commande.

HKI va sélectionner l’offre comportant le Prix le plus bas qui respecte les spécifications.

Soumission des Devis

Date limite de soumission : Le devis doit être envoyé au plus tard le, 13 Mai 2020 à 16 heures.
Modalités de soumission : ·         La proposition de prix et les copies de tous les documents exigés en 03 exemplaires doivent être dans une enveloppe scellée adressée à M. Le Directeur Pays  de HKI Guinée, et déposés au bureau de HKI au quartier Dixin Landréah entre le laboratoire Guinéo-Allemand et l’Ambassade du Japon.·         Soit par Copie électronique : Dans ce cas, soumettre une proposition de prix sur papier en-tête de l’entreprise dûment signée et estampillée par une personne habilitée, numérisée et l’envoyer en pièce jointe à l’adresse gn.procurement@hki.org en PDF. Toute offre parvenue après l’expiration du délai ci-dessus ne sera recevable quel que soit le motif évoqué pour justifier le retard.

ATTENTION ! Les offres doivent être obligatoirement soumises en anglais

Durée de validation : Toutes les offres soumises doivent être valides pendant 90 jours à compter de la date limite de soumission indiquée ci-dessus. La validité concernées coûts, les termes et les conditions et toutes les autres informations contenues dans le devisSi votre entreprise est sélectionnée pour l’offre, toutes les informations contenues dans la demande de prix et le dans le processus de négociation sont les éléments contractuels et peuvent être acceptées par HKI sans autre négociation additionnelle.

Termes et Conditions

  1. Cette demande de prix n’est pas une déclaration d’attribution de HKI, et n’engage pas HKI à payer les dépenses encourues pendant la préparation et la soumission d’une offre.
  2. Les pièces jointes à cette demande de prix sont considérées comme faisant partie intégrante de toutes les exigences.
  3. HKI peut communiquer avec les Soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de la personne habilitée, l’adresse du soumissionnaire, le montant de l’offre et pour confirmer que l’offre a bien été soumise pour cette demande de prix.
  4. Fausses déclarations dans l’offre : Les Soumissionnaires doivent fournir des informations complètes et exactes conformément à cette demande prix et aux pièces jointes.
  5. Divulgation d’un conflit d’intérêt : Les Soumissionnaires doivent divulguer toute relation passée, présente ou future avec les parties impliquées dans la diffusion, l’examen ou la gestion de cette demande prix et l’attribution de l’offre. Le défaut de présentation complète et transparente de cette déclaration peut amener HKI à réévaluer la sélection d’un Soumissionnaire potentiel.
  6. Droit de choisir ou de rejeter : HKI se réserve le droit de choisir et de négocier avec les entreprises identifiées, à sa seule discrétion, comme étant qualifiées pour soumettre des devis compétitifs et peut mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. HKI se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des devis reçus sans explication.
  7. Droits réservés : Les réponses à la demande de prix deviennent la propriété de HKI. HKI se réserve le droit, à sa seule discrétion :
  • De disqualifier une offre si le Soumissionnaire ne respecte pas les instructions détaillées dans la demande de prix ;
  • D’exonérer tous les écarts du Soumissionnaire par rapport aux exigences de cette demande de prix qui, de l’avis de HKI, sont considérés ne pas être des défauts de matériel qui nécessiteraient un rejet ou une disqualification ; ou si une telle exonération favorise une concurrence accrue ;
  • De prolonger le délai de soumission pour toutes les offres à la demande de prix ;
  • De terminer ou modifier le processus de demande de prix à tout moment et réémettre la demande de prix ;
  • De décerner une attribution immédiatement après l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
  • D’attribuer une offre pour des biens ou des activités partiels et / ou de décerner plusieurs attributions.

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