Avis de Recrutement d’un Cabinet pour rédiger deux (2) manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation de marchés et de contrôle

SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET

N° Don IDA H-985-GN         Date début : 11/01/2021 ;                  Date Limite : 28/01/2021

Client: Ministère de la Jeunesse et de l’Emploi des Jeunes (MJEJ).

Type: Sollicitation de manifestations d’intérêt

Titre : Recrutement d’un Cabinet pour rédiger deux (2) manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation de marchés et de contrôle pour :

  1. Les Institutions d’Enseignement Supérieur/Institutions de Recherche Scientifique (IES/IRS et
  2. Les Etablissements d’Enseignement Technique/Formation Professionnelle (EET/PF).
  • CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Dans le cadre de la mise en œuvre de leurs réformes, les ministères en charge de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS) et de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle (METFP-ET) sont dans une dynamique de renforcement de leurs capacités et dispositifs institutionnels.

A cet effet, la nécessité de se doter de manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière, de passation de marchéset de contrôle des structures de formation et de recherche sous leurs tutelles respectives, émane du souci de se munir d’un instrument. Cet instrument doit garantir, d’une part, la transparence et l’efficacité du financement des activités pédagogiques, didactiques et scientifiques au sein de ces Institutions et d’autre part, définir les modalités de reddition des comptes en tenant compte de l’autonomie conférée à celles-ci par les textes réglementaires en vigueur.

Dans ce contexte, avec la Loi 056/AN du 08 décembre 2017 et les Décrets 062 et 063/PRG/SGG du 3 avril 2013 relatifs à la gouvernance des IES/IRS, une plus grande autonomie leur a été accordée. En outre, avec la création des Directions Générales en charge de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique, de nouveaux rôles ont été attribués au MESRS dans le cadre de la supervision, de l’allocation des ressources financières et de l’évaluation des performances des Institutions d’Enseignement Supérieur et des Institutions de Recherche Scientifique (IES/IRS).

Par ailleurs, l’Arrêté 2012/9779/METFP/CAB du 25 octobre 2012 a défini les modalités de création, composition et mission du Conseil d’Etablissement pour les Etablissements d’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle (EET/FP). Des réformes en vue d’adapter les programmes de formation professionnelle aux besoins du développement socioéconomique et de faciliter l’insertion socio-professionnelle des diplômés sont en cours. A cet effet, on note une plus grande implication du secteur privé dans l’élaboration et la mise en œuvre des programmes de formation et dans le système de gouvernance.

En plus, l’implantation de la démarche qualité est amorcée dans les IES/IRS et dans les EET/FP. Ainsi le décret D/2017/007/PRG/SGG du 12 janvier 2017 portant création de l’Autorité Nationale d’Assurance Qualité (ANAQ), vient renforcer les capacités des deux ministères dans le domaine de la création, l’autorisation d’ouverture et d’accréditation des institutions de formation et recherche et de leurs programmes.

Pour renforcer ces changements et instaurer les bonnes pratiques dans la gouvernance des Institutions Universitaires et Scientifiques (IES/IRS), et des Etablissements d’Enseignement Technique et de Formation Professionnelle (EET/FP), d’une part, et d’améliorer les relations fonctionnelles entre ces différentes structures de formation et de recherche avec leurs tutelles respectives et les Départements Ministériels partenaires d’autre part, il a été décidé d’élaborer des manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière et de contrôle.

C’est dans ce cadre qu’au niveau de la composante 3 du Projet BoCEJ, une Commission Inter-Ministérielle (CIM) de révision des textes réglementaires régissant la gouvernance des IES/IRS et des EET/FP dont une des activités consiste à l’élaboration des manuels sus cités, a été mise en place.

Cette activité s’inscrit dans le cadre du renforcement des capacités institutionnelles aux niveaux des ministères en charge de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS) et de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle (METFP-ET).

Sous la supervision de la CIM, les présents Termes de Référence (TDR) définissent la mission qui sera confiée à un Cabinet pour rédiger deux (2) manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation de marchés et de contrôle i) pour les IES/IRS et ii) pour les EET/FP et assurer la formation des utilisateurs. Ces manuels devront prendre en compte les différents textes validés par la CIM. et assurer la formation des utilisateurs

Le Cabinet retenu devra s’inspirer des manuels existants et des bonnes pratiques internationales en la matière notamment dans les institutions universitaires, scientifiques, techniques et professionnelles.

  • OBJECTIFS

2-1- Objectif Général :

  • Elaborer un manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation des marches et de contrôle destinés à assurer une gestion saine des Institutions d’Enseignement Supérieur et de Recherche Scientifique (IES/IRS) ;
  • Elaborer un manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation des marches et de contrôle destinés à assurer une gestion saine des Etablissements d’Enseignement Technique et de Formation Professionnelle (EET/FP) en Guinée ;
  • Assurer la formation des utilisateurs au niveau des deux départements.

2-2- Objectifs Spécifiques :

  • Elaborer un rapport d’analyser du système d’organisation et de gestion administrative (y compris la gestion des ressources humaines, de l’autonomie académique, institutionnelle et financière), comptable, financière et de contrôle actuellement en vigueur dans les IES/IRS et dans les EET/FP ;
  • Rédiger un manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière et de contrôle pour les IES/IRS incluant les nouveaux textes elaborés par la commission et validés;
  • Rédiger un manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation des marches et de contrôle pour les EET/FP incluant les nouveaux textes élaborés par la commission et validés;
  • Assurer la formation des utilisateurs au niveau des deux départements concernés.

DEROULEMENT DE LA MISSION

La mission sera réalisée en trois (03) phases :

Phase 1 : Elle sera consacrée à l’évaluation du système de gestion administrative (y compris la gestion des ressources humaines), comptable, financière et du contrôle financier existant au niveau des tutelles, des IES/IRS et des EET/FP. (14 jours)

Phase 2 : Elle est la phase proprement dite de rédaction des manuels par le Cabinet. Elle consistera à :

  • l’élaboration des projets de manuels ; (25 jours)
  • La restitution du draft manuel au BoCEJ et aux departements impliques (MESRS et METFPET) ; (6 jours)
  • La preparation d’une presentation pour l’atelier de validation desdits projets de manuel et la participation à un atelier national de validation; (1 jour)
  • La rédaction du rapport de l’atelier de validation ; (3 jours)
  • la prise en compte des commentaires et la finalisation des manuels de procédures ; (5 jours)
  • le dépôt des versions finales des manuels au projet BoCEJ ; (1 jour)

Phase 3 : Elle consiste en la formation des différents acteurs impliqués dans le système de gestion aux niveaux central et institutionnel. (5 jours)

  • DESCRIPTION DES TACHES

Les manuels devront décrire le fonctionnement administratif des institutions, notamment les aspects élaboration et exécution du budget, mobilisation des ressources financières, circulation de l’information relative aux institutions, rapports, justificatifs, contrôle, présentation des comptes.

Sans être limitatifs, les modules ci-après seront détaillés dans les manuels : (a) module administratif vu en terme de liens entre les principaux acteurs, (b) gestion des comptes et de la trésorerie ; (c) passation de marchés ; (d) gestion budgétaire et comptable ; (e) tenue de la comptabilité et production des états financiers trimestriels et annuels, (f) contrôle financier ; (g) système informatique et coordination des procédures comptables ; (h) gestion des immobilisations et des stocks ; (i) gestion des missions ; (j) types de rapports ; (k) modalités de recrutement et de gestion des personnels, de désignation des autorités universitaires, de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Sans être limitatifs, chaque manuel doit comporter les différents volets ci-après :

  1. Objectifs et organisation du manuel ;
  2. Cadre Pratique qui décrit (i) la problématique et la structure des institutions, (ii) les principes de contrôle (iii) la séparation des fonctions ;
  3. Procédures administratives et de Gestion des Ressources Humaines
  • Gestion du personnel (recrutement, gestion prévisionnelle des emplois et des carrières…) ;
  • Gestion du courrier ;
  • Gestion des moyens logistiques et matériels roulants ;
  • Gestion de l’information incluant l’information informatisée ;
  • Gestion administrative et pédagogique des étudiants ;
  • Gestion des missions (enseignement, recherche, formation, administrative, …) ;
  • Gestion des stocks.
  1. Procédures de Planification des activités et du Budget 
  2. Procedures de  passation des marchés ;
  3. Procédures d’encaissement et de décaissement 
  • Gestion de la trésorerie (mobilisation des ressources dont les activités génératrices de revenus, décaissement) ;
  • Gestion fiscale ;
  1. Procédures comptables
  • Plans comptable et analytique ;
  • Analyse des comptes ;
  • Arrêt et clôture de comptes ;
  1. Procédures de communication financière
  • Elaboration et partage des rapports financiers trimestriels, et des états financiers annuels ;
  1. Procédures de contrôle
  • Types de contrôle ;
  • Niveaux de contrôle ;
  • Audit externe ;
  1. Mécanisme de veille, de réactualisation et de révision des manuels.

 

RESULTATS ATTENDUS

  • Un rapport d’évaluation du système (phase 1) et deux (2) manuels de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation des marches et de contrôle i) pour les IES/IRS et ii) pour les EETFP sont finalisés par le Cabinet retenu et validés par les Ministères de tutelle (Versions électronique et papier disponibles) ;

LIVRABLES

  • Un (01) manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation de marches et de contrôle pour les IES/IRS ;
  • Un (01) manuel de procédures de gestion administrative, comptable, financière, passation de marches et de contrôle pour les EETFP ;

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

Le cabinet doit réunir les conditions et qualifications suivantes :

  • Etre agréé et en règle vis-à-vis de l’administration fiscale ;
  • Disposer de solides références dans l’élaboration de manuels de procédures et une expérience avérée dans la mise en place d’un système de gestion dans des structures de formation et de recherche ;
  • Avoir une experience d’au moins cinq ans dans l’elaboration de Manuels de procédures pour des institutions de formation.
  • Avoir une bonne maîtrise du fonctionnement, des textes et des procédures de gestion d’une structure de formation et de recherche (organisation institutionnelle, pédagogique, scientifique) ;
  • Avoir une grande maîtrise des méthodes de transmission et d’acquisition des connaissances ;
  • Etre capable de rendre compte promptement et efficacement de la gestion de la mission à lui confiée ;
  • Avoir une excellente capacité rédactionnelle ;

En outre, le cabinet doit disposer d’un personnel dont :

  1. Un (01) Spécialiste en gestion financière et des ressources humaines qui sera le chef de mission et titulaire d’au moins un Master (Bac+5) ou équivalent et avoir 10 ans d’expérience professionnelle avérée dont au moins cinq (03) d’expérience réussie dans l’élaboration de Manuel de procédures au cours des cinq dernières années ;
  2. Un (01) Spécialiste en passation de marchés et titulaire d’au moins un Master (Bac+5) ou équivalent et avoir 5 ans d’expérience professionnelle avérée dont au moins trois (03) ans d’expérience réussie dans l’élaboration de Manuel de procédures au cours des cinq dernières années ;
  3. Un (01) Spécialiste des aspects académiques et institutionnels et titulaire d’au moins un Master (Bac+5) ou équivalent et avoir 10 ans d’expérience professionnelle avérée dans l’enseignement dont au moins trois (03) ans d’expérience réussie dans l’administration des IES/IRS ou des EETFP.

Nota : les membres doivent être tous qualifiés dans l’élaboration de manuels de procédures et être specialistes dans au moins l’un des domaines:

  • des Sciences de l’éducation 
  • des Sciences de Gestion 
  • des Sciences économiques et financières
  • Méthode de Sélection

La méthode de selection est la Sélection basée sur la qualification du consultant (SBQ).

  • DUREE

La durée de la mission ne doit pas dépasser 60 jours ouvrables à compter de la date de notification du démarrage de la mission.

  • METHODE DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS

Les documents (rapport d’évaluation, projets de manuels de procédures, version finale des manuels de procédures, presentations) seront transmis au Projet BOCEJ sous formats papier et électronique.

Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence aux adresses mentionnées ci-dessous du lundi au jeudi de 9 heures à 16 heures GMT et vendredi de 9 heures à 13 heures GMT.

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées à l’adresse ci-dessous ou par mail au plus tard le 28 janvier 2021 à 15 H GMT. Outre l’original, le nombre de copies demandé est de deux (2) ; la soumission de candidature par voie électronique sur respect des délais GMT susmentionnés est acceptée.

Secrétariat Exécutif du Projet Booster les Compétences et l’Employabilité des Jeunes (BoCEJ)

Immeuble Katex, 4e étage appartement A8,

Quartier Almamya, commune de Kaloum, près du siège de Cellcom Guinée, Conakry, République de Guinée.

Email : bocej.gn@gmail.com 

Tél : (+224) 655 91 48 91 ou 623 61 36 12

Le Gestionnaire de Projet

Thierno Iliassa BALDE