Avis de Recrutement d’Un Assistant(e) Executif

AVIS DE VACANCE DE POSTE

Réf : Conakry/012/2021

I. Information
TitreGrade

Place

Executive AssistantUG

Guinea, Conakry

Sous la supervision directe du Cheffe de Mission
Type de contract UG Special Short Term (SST)
Location Conakry

 

II. contexte
L’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est une agence des Nations Unies en charge des questions migratoires. L’OIM croit fermement que les migrations s’effectuant en bon ordre et dans le respect de la dignité humaine sont bénéfiques pour les migrants et pour les sociétés.En Guinée, l’OIM assiste dans plusieurs domaines parmi lesquels figure en bonne place l’assistance et la protection des migrants de retour vulnérables et leurs communautés d’origine afin de lutter contre la migration irrégulière qui touche à plein fouet cette couche et les oblige à emprunter la voie de migration irrégulière avec toutes les risques et malheurs.

C’est dans ce cadre que l’OIM guinée recrute un(e) assistant(e) exécutif de la cheffe de mission. En effet, l’assistant(e) exécutif devra avoir une compréhension extensive de l’organisation, de ses acteurs internes comme externes, ainsi que de ses objectifs et de sa mission.

III. responsabilités
Sous la supervision hiérarchique et générale de la Cheffe de Mission (CdM), dans le cadre des activités de la mission de l’OIM en Guinée, l’assistant(e) exécutif sera responsable des tâches suivantes :ü  Fournir le soutien administratif nécessaire au bureau de l’OIM Guinée, permettant à la Cheffe de Mission de tirer le meilleur parti de son temps sur le leadership stratégique ;

ü  Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur les questions relatives à la mission ;

ü  Soutenir la Cheffe de Mission dans la planification inter-organisationnelle, y compris le suivi des initiatives inter-organisationnelles, des rassemblements et des réunions de coordination avec des ordres du jour établis et le suivi des actions ;

ü  Aider à garantir le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau en tant que liaison principale, engager et informer toutes les parties prenantes, concevoir des systèmes de travail efficaces dans le maintien des calendriers, la préparation les réunions, le suivis, et le classement des notes en conséquence ;

ü  Gérer les affaires administratives quotidiennes de la mission, y compris le calendrier de la cheffe de mission ; la planification de tous les rendez-vous / engagements et fournir des rappels pour les principaux suivis.

ü  Préparer des présentations, des notes d’information et des résumés de réunions pour le management ;

ü  Elaboration des procès-verbaux des réunions et suivi des actions ;

ü  Organiser et gérer les préparatifs de voyage (nationaux et internationaux) ;

ü  Servir de liaison avec les départements, organisations, bureaux gouvernementaux et autres parties prenantes ;

ü  D’autres tâches qui correspondent globalement aux principales contributions ci-dessus telles qu’attribuées.

IV. Compétences
Le/la candidat (e) doit démontrer les compétences suivantes :

  • Excellentes compétences rédactionnelles et analytiques ;
  • Solides compétences interpersonnelles et aptitude à la communication interculturelle.
  • Capacité de travailler sous pression
  •  Savoir interagir avec tous les niveaux de personnel, y compris le personnel des sous -bureaux et de la région.
  • Surmonter les obstacles en utilisant des pratiques éthiques
  • Excellente organisation, souci du détail et contrôle de la qualité, compétences avancées en gestion du temps, capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
  • Avoir une bonne connaissance des procédures administrative locale
  • Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint etc.)

 

V. Etudes et experience
Avoir un diplôme universitaire supérieur en relation internationale, communication ou science sociales et avoir  2 à 3 ans d’expérience pertinent au poste.

 

VI. Langues
obligatoire
Une parfaite maîtrise du français et de l’anglais est requise pour le poste.
IV. Competences[1]
Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes :

  • Valeurs

Ø  Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.

Ø  Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.

Ø  Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

 

  • Compétences – Indicateurs de niveau 1

Ø  Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.

Ø  Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.

Ø  Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

Ø  Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

 

Les candidatures doivent comporter un CV détaillé, une lettre de motivation incluant des référents dans un fichier unique.

Toutes les candidatures seront envoyées en ligne au plus tard le 17 mars 2021 à travers l’adresse suivante : HRrecruitmentunit@iom.int avec en objet le titre du poste et la référence de la position Réf : Conakry/012/2021.

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés et seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien.

L’OIM Guinée se réserve le droit, d’arrêter le processus de recrutement à tout moment dès la réception de candidatures qui correspondent au profil recherché.

[1] Competencies and respective levels should be drawn from the Competency Framework of the Organization.