Demande de Devis (RFQ « Request For Quotation »)

Demande de Devis (RFQ « Request For Quotation »)

Date :     Conakry le, 05 AOUT 2019.

À :             Toutes les entreprises capables d’installer et fournir un service internet fibre optique et antenne (6Mega dédié).

Du :         Procurement and logistics Manager HKI GUINEE

Objet :    Demande de Devis (RFQ) pour l’installation et la fourniture d’un service internet fibre optique et antenne (6 Méga dédié) . No. D’Achat. PR-2019-07-0013

Nous avons le plaisir de vous informer que Helen Keller International (HKI) sis au quartier Dixinn Landréah corniche entre le laboratoire guinéo allemand et l’ambassade du japon, est à la recherche de fournisseurs expérimentés et qualifiés qui sont disposés à fournir, installer un service internet fibre optique et antenne (6 Méga dédié).

Si vous êtes intéressé, vous trouverez ci-dessous quelques indications à suivre :

  • Votre devis doit être envoyé sur papier à en-tête de votre entreprise et signé par une personne habilitée. Vous avez le choix de soumettre votre devis soit en français ou en anglais.
  • Tous les fournisseurs désirant postuler peuvent passer au bureau signé l’attestation de conflit d’intérêt avant de postuler :
  • Il est recommandé de lire les Termes et Conditions détaillés avant de préparer votre devis.
  • Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette RFQ doit être soumise par écrit avant la date limite. Les questions et réponses qui sont considérées importantes pour cet appel d’offres peuvent être partagées par HKI avec tous les autres offrants.

 

Recevez, Monsieur, mes sincères salutations.

CONDE Ibrahima Camus, Procurement and logistics Manager HKI GUINEE

Spécifications des produits.

Item # Description/Spécifications Unit Quantité
1  

  • Type : Fibre Optique bout-en-bout (avec haute importance)
  • En option (Type pas obligatoire) : Liason Spécialisée/ADSL/ Micro-Onde/Broadband, Autres à préciser.
  • En option également (pas obligatoire) : La redondance de type . (Type : Fibre Optique/Liason Spécialisée/ADSL/ Micro-Onde/Broadband, Autres à préciser).
    • Fibre optique et antenne point-to-point à la fois (en backup)
  • Connexion dédiée verifiable
  • Route stable, efficace et fiable à la dorsale Internet
    • Details exigés dans la proposition
  • “Quality of Service” garantie
    • Fonctionnement des services bancaires (https://omni.ecobank.com, etc… )
    • Rapidité d’affichage des page web (les sites Microsoft office365)
    • Maximum Packet Loss
    • Très haute disponibilité : 24h/7d
    • Autres Garanties:
  • Vitesse : (6/6Mbps). 
    • Vitesse : 6Mbps dédiée (en bande passante). 
      • Rendre flexible entre upload et download à la demande du client encours de contrat est un atout (asymétrique à la demande du client).
  • Adresse IP Publique :  Au moins 4 adresses publiques est un atout (sans frais supplémentaire)
  • Outil de Gestion de la bande passante

 

Connexion internet à HKI Conakry 01
2 Rapidité de la réponse aux problèmes

Point de contact unique

Contrat 01

 Exigences de Validité du Devis

Exigences d’admissibilité du Fournisseur Cette RFQ est ouverte aux entreprises commerciales et non-gouvernementales, enregistrées enGUINEE, capables de fournir, installer un service internet fibre optique (6 Méga dédié) et réputées pour conduire leurs affaires avec un souci d’intégrité et d’éthique.

 

Remarque : HKI n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou proposée pour radiation, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises qui sont exclues, suspendues ou proposées pour radiation, dans l’accomplissement de l’obligation de cette activité.

Mécanisme contractuel et termes de paiement : HKI émettra un bon de commande et un contrat allant dans le sens de la fourniture, de l’installation d’un service internet fibre optique et antenne (6 méga dédié).

Le premier paiement prendra effet après deux semaines de test jugés satisfaisant et mené conjointement par le Manager IT HKI GUINEE et le Représentant Technique du fournisseur.

Suite à l’acceptation du service du fournisseur identifié par HKI, le paiement est effectué dans les 30 jours après la réception d’une facture.

Le paiement est remis exclusivement au Fournisseur identifié dans le contrat de fourniture-installation d’un service internet fibre optique et antenne (6 méga dédié). Il ne sera pas donné à un tiers ou à un particulier.

 

Instructions pour la livraison : Fourniture et installation d’un service internet fibre optique et antenne (6 méga dédié), pour le compte du bureau HKI GUINEE.

 

 

Devis doit inclure les indications suivantes : Les dossiers de candidature seront composés de 3 enveloppes.

1.     Première enveloppe : Doit contenir les documents administratifs

a)     Une copie de l’agreement dument signée au nom de la structure.

b)     Une preuve de paiement des impôts (copie de la quittance ou quitus) ou un certificat d’immatriculation fiscale en cours de validité.

2.     Deuxième enveloppe : Doit contenir l’offre technique :

a)     Les preuves de l’expérience de la structure dans la fourniture, l’installation d’un service internet fibre optique et antenne (6 méga dédié).

b)     Au moins trois références clients à qui vous avez déjà rendus un tel service de fourniture, installation d’internet fibre optique et antenne (6 méga dédié).

c)     Le la liste détaillée des équipements devant entrés dans la fourniture et installation de l’internet fibre optique et antenne 6 méga.

d)     Le délai de livraison.

e)     Votre approche ou méthodologie technique à suivre en matière de fourniture, installation d’internet fibre optique et antenne (6 méga dédié).

3.     Troisième enveloppe : Doit contenir l’offre financière

a)     Le prix hors taxe

b)     Les modalités de paiement souhaité.

c)     Les garanties.

Détails du devis :

·   Devis doit inclure le No. D’Achat ci-dessus ;

·   Description détaillée du service cités ;

·   Informations détaillées sur les assurances et/ou les garanties couvertes par le

fournisseur ;

·   Prix en GNF excluant les taxes, les droits d’accise et les autres taxes et droits de douane.

Critères d’évaluation : Les devis sont évalués en tenant compte des spécifications, des qualifications et de l’expérience du fournisseur, du prix, du service après-vente, du délai de livraison, des garanties, de la technique d’installation. HKI va sélectionner les offres sur la base de la qualité-prix.

 Soumission des Devis

Date limite de soumission : Le devis doit être envoyé à HKI pas plus tard que le, 19 Aout 2019 à 17H00mn.
Modalités de soumission : Le devis peut être soumis en copie papier, électronique ou les deux.

·       Copie papier :  soumettre un devis sur papier à en-tête de l’entreprise dûment signé et estampillé par une personne habilitée et l’envoyer au bureau de HKI dans une enveloppe scellée et adressée à Mme la Représentante Résidente par Intérim de l’ONG HKI GUINEE ;

·       Copie électronique :  Signer, estampiller, numériser et envoyer le devis en pièce jointe au format PDF à cbadila@hki.org avec une copie à cconde@hki.org .

Durée de validation : Toutes les offres soumises doivent être valides pendant {120} jours à compter de la date limite de soumission indiquée ci-dessus. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, les coûts, les prix, les termes et les conditions, les niveaux de service et toute autre information. Si votre entreprise est sélectionnée, toutes les informations contenues dans la RFQ et le processus de négociation sont contractuelles et peuvent être acceptées par HKI sans autre négociation.

 Termes et Conditions

  1. L’émission de cette RFQ n’est pas une déclaration d’attribution de la part de HKI, et n’engage pas HKI à payer les dépenses encourues pendant la préparation et la soumission d’une offre.
  2. Les pièces jointes à cette RFQ sont considérées comme faisant partie intégrante de toutes les exigences.
  3. HKI peut communiquer avec les Soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de la personne habilitée, et le montant de la soumission et pour s’assurer que la soumission a bien été soumise pour cet appel d’offres.
  4. Fausses déclarations : Les Soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et définitifs, conformément à cet appel d’offres et aux pièces jointes.
  5. Divulgation d’un conflit d’intérêt : Les Soumissionnaires doivent divulguer toute relation passée, présente ou future avec les parties associées à l’émission, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son attribution prévue. Le défaut de présentation complète et transparente de cette déclaration peut amener HKI à réévaluer la sélection d’un Soumissionnaire potentiel.
  6. Droit de choisir ou de rejeter : HKI se réserve le droit de choisir et de négocier avec les entreprises identifiées, à sa seule discrétion, comme étant qualifiées pour soumettre des devis compétitifs et peut mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. HKI se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des devis reçus sans explication.
  7. Droits réservés : Les réponses à la RFQ deviennent la propriété de HKI. HKI se réserve le droit, à sa seule discrétion :
  • De disqualifier une offre si le Soumissionnaire ne respecte pas les instructions détaillées dans l’appel d’offres ;
  • D’exonérer tous les écarts du Soumissionnaire par rapport aux exigences de cet appel d’offres qui, de l’avis de HKI, sont considérés ne pas être des défauts de matériel qui nécessiteraient un rejet ou une disqualification ; ou si une telle exonération favorise une concurrence accrue ;
  • De prolonger le délai de soumission pour toutes les réponses à la RFQ ;
  • De terminer ou modifier le processus de RFQ à tout moment et réémettre la RFQ ;
  • De décerner une attribution immédiatement après l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
  • D’attribuer une offre pour des biens ou des activités partiels et / ou de décerner plusieurs attributions.

Attestation de Conflit d’Intérêts du Fournisseur et Confirmation d’Intention de Soumission

Le Code de Conduite et de Déontologie de HKI exige une divulgation complète et transparente des activités d’approvisionnement. Les employés de HKI doivent éviter tout conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts ; ils doivent divulguer pleinement leurs actions ou leurs relations avec les fournisseurs, entrepreneurs ou consultants potentiels, et ne doivent pas solliciter, demander, accepter ou convenir d’accepter un avantage de la part d’un fournisseur ou d’un fournisseur potentiel. Le Fournisseur accepte soit : 1) de divulguer des possibilités de conflit d’intérêts ; soit 2) de certifier, au mieux de ses connaissances et en toute bonne foi, qu’aucun employé de HKI, ni aucune personne associée à un employé de HKI, n’est un agent, directeur, administrateur, consultant ou n’a des intérêts financiers directs ou indirects, dans son organisation, ou a reçu ou recevra un avantage financier, directement ou indirectement, grâce à l’attribution d’un contrat par le biais de cet appel d’offres. Aux fins de la présente attestation, les personnes « associées » peuvent être notamment : un conjoint, un partenaire domestique, un enfant, un parent, un frère ou une sœur, un beau-frère, un neveu, une nièce, un membre de la famille élargie. Une fausse déclaration matérielle faite en rapport avec cette attestation et / ou le défaut de faire preuve de la vigilance appropriée quand il vérifie les informations qui font l’objet de cette attestation pourrait rendre l’offre du Fournisseur irrecevable aux fins de cette attribution.

Le Fournisseur est encouragé à divulguer tout lien avec un employé de HKI susceptible de créer une apparence de conflit d’intérêts, que cette relation réponde ou non aux définitions énumérées ci-dessus.

En signant ci-dessous, le Fournisseur confirme qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts connu ou qu’il a divulgué par écrit les possibilités de conflits d’intérêts (veuillez joindre l’attestation de divulgation séparément) ; le Fournisseur accuse réception de cette RFQ, confirmant ainsi son intention de soumettre une offre conformément aux exigences de la RFQ.

Le Fournisseur :
Nom (caractères d’imprimerie) :  
Fonction :  
Signature :  
Date :