Demande de Devis (RFQ pour « Request For Quotation ») sociétés de vente de véhicules 4X4, légalement installées en GUINEE et d’ailleurs

Demande de Devis (RFQ pour « Request For Quotation »)

Date:    05/Aout/2019

À :       Toutes les sociétés de vente de véhicules 4X4, légalement installées en GUINEE et d’ailleurs

De:     CONDE Ibrahima Camus, Procurement and logistics Manager HKI GUINEE.

Objet :             Demande de Devis (RFQ) pour l’Achat d’un véhicule de type 4X4  TX-L BVM7 PL.

No. D’Achat : PR-2019-04-002

Monsieur le Directeur,

Nous avons le plaisir de vous informer que Helen Keller International (HKI) est à la recherche de fournisseurs expérimentés et qualifiés qui sont disposés à fournir un véhicule de marque 4X4 TX-L BVM7 PL suivant les spécifications décrites dans cette demande de cotation.  Si vous êtes intéressé, vous trouverez ci-dessous quelques indications à suivre :

  • Votre devis doit être envoyé sur papier à en-tête de votre entreprise et signé par une personne habilitée.
  • Il est recommandé de lire les Termes et Conditions détaillés ci-dessous avant de préparer votre devis.
  • Les vendeurs de véhicules désirant postuler peuvent passer au bureau signé l’attestation de conflit d’intérêt.
  • Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette RFQ doit être soumise par écrit avant la date limite. Les questions et réponses qui sont considérées importantes pour cet appel d’offres peuvent être partagées par HKI avec tous les autres offrants.

Recevez, Monsieur, mes sincères salutations.

CONDE Ibrahima Camus, Procurement and logistics Manager HKI GUINEE

Spécifications des Produits

Article No. Description ou Spécifications Unité Quantité
1 Véhicule à quatre roues motrices / Four-wheel drive vehicle u 1
Spécificités techniques : technical specifications:
Spécificités générales

·    Volant à gauche / left hand drive

·    Système à 4 roues (4 x 4) / 4 Wheel drive (4×4)

·    5 Portes / 5 doors

·    7 places / 7 seats

·    Couleur blanche / White color

Moteur

·    Moteur diesel ; / diesel motor

·    5 vitesses manuelles ; / 5 speed manual

·    3.0L ; 4 cylindre ; / 3.0 L 4 cylenders

·    Capacité de carburant 150 litres ; / fuel tank capacity 150 L

·    Système de freinage : Disques ventilés / Automatic Braking System (ABS)

·    Puissance du moteur : 94/4000 tr/mn ; 12 CV / Engine power (HP/rpm) 94/4000, 12 CV

·    Cylindrée : 2 986 cc / Engine displacement 2986 cc

·    Direction assistée / Power steering

Sécurité

·    Verrouillage central automatique / power-lock doors

·    Ceinture de sécurité / seat belts

·    Système d’airbag (conducteur et passagers, avant et arrière) / Airbag system (driver and passengers, front and back seat)

·    Fenêtres électriques / power windows

·    Antibrouillard / anti-fog   

Commodités

·    Double climatisation / Dual air conditioner

·    Climatiseur à l’arrière  / Rear manual air conditioner

·    Auto Radio AM / FM / Lecteurs CD et haut-parleurs, port USB  / auto radio AM/FM / Auto Radio AM / FM CD players and loudspeakers, USB port

·    Vitres latéraux légèrement teintés / soft side tinted glass

·    Sièges en tissu / fabric seats

·    Projecteur multi-réflecteurs / multi-reflector projector

·    Pare-chocs (à l’avant et à l’arrière) / bumpers (in the front and rear

·    feu de stop central / central brake light

·    Rétroviseurs extérieurs à reglage électrique / Exterior Side view mirrors electrically adjustable

·    Double réservoir d’une capacité totale de 150 litres / double tank with a total capacity of 150 liters

·    Garde-boue (à l’avant et à l’arrière), largeur des roues, jantes en alliage (265/65 R17), support de roue de secours avec clé / front fender and rear mud guard, light alloy wheel (265/65 R17), spare wheel carrier with lock

·    Tapis de sol / floor mats

·    Frigo box / Console box+ Cooling

Equipements

·       Extincteur / fire extinguisher

·       Kit d’outil du véhicule approuvés par le fabricant / Manufacturers-approved Jack and tool kitDeux triangles d’urgence / two emergency reflective triangles

·       Equipement pour le dépannage du véhicule (un câble de remorquage, une pelle (pour les déplacements dans le désert), un cric, câble de connexion batterie) ; / Vehicle repair equipment (for example : tow cable, shovel, creek, batterie connexion cable spare tire)

Autres

·       Service après-vente (le vendeur et / ou le manufacturier doivent être en mesure de fournir un service immédiat au véhicule en cas de besoin pendant la période de garantie) / After sales service (Vendor and /or Mani\ufacturer should be able to provide immediate service to the vehicle when needed during the warranty period)

·       Garantie d’au moins 3 ans / guaranty minimum 3 years

 Exigences de Validité du Devis

Exigences d’admissibilité du Fournisseur Cette demande de prix est ouverte aux entreprises commerciales et non-gouvernementales, capables de fournir et livrer les produits, et réputées pour conduire leurs affaires avec un souci d’intégrité et d’éthique.

 

All goods and services offered in response to this RFQ or provided as part of a subsequent award must comply with the USAID 937 geographic code, in accordance with the US Federal Regulatory Code (CFR), 22 CFR § 228.

 

HKI acceptera des offres provenant de fournisseurs qui sont des USA, de la GUINEE CONAKRY ou d’un autre pays en développement, tel que spécifié par USAID ADS 310. HKI acceptera également les offres provenant de fournisseurs qui sont d’un autre pays mais HKI peut devoir disqualifier ces dernières offres en fonction de l’approbation du donateur sur la source et l’origine du véhicule.

 

Pour que HKI soit à mesure de considérer une cotation, les soumissionnaires doivent spécifier la source du véhicule, la localisation de l’usine de fabrication du véhicule, la nationalité du fournisseur.

 

Remarque : HKI n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou proposée pour radiation, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises qui sont exclues, suspendues ou proposées pour radiation, dans l’accomplissement de l’obligation de cette activité.

 

Mécanisme contractuel et termes de paiement : HKI émettra un bon de commande avec le Fournisseur retenu.

 

Le paiement peut se faire soit à 100% après réception du véhicule et de la facture finale, soit à 50% à la commande et 50% à la réception du véhicule sur présentation d’une facture intermédiaire et finale. Le paiement est effectué dans les 30 jours après la réception d’une facture.

 

Le paiement est fait exclusivement au Fournisseur identifié dans le Bon de Commande. Il ne sera pas donné à un tiers ou à un particulier.

Instructions pour la livraison : Incoterm : Delivered At Terminal (DAT) Conakry.
Devis doit inclure les indications suivantes : Détails du devis :

·       Devis doit inclure le No. D’Achat ci-dessus : PR-2019-04-002

·       Informations détaillées sur les assurances et / ou les garanties couvertes par le fournisseur ;

·       Prix en GNF et en dollars US excluant les taxes, les droits d’accise et les autres taxes et droits de douane ; Toutes taxes légalement requises ou droits de douane ou couts de transport, doivent être présentés séparément de la ligne du cout du materiel.

 

Documents requis pour la soumission :

·       Une copie de la licence d’exploitation commerciale en cours de validité ;

·       Le certificat d’immatriculation fiscale (enregistrement de la TVA), le numéro d’immatriculation fiscale, le numéro RCCM, le quitus fiscal ;

·       Informations sur les réalisations passées, y compris au moins 3 références professionnelles avec leurs coordonnées qui peuvent attester de l’accessibilité des pièces de rechange et du service après-vente. HKI se réserve le droit de contacter directement les personnes référencées.

·       Une attestation précisant l’origine et la source du véhicule, la localisation de l’usine de fabrication du véhicule, la nationalité du fournisseur.

Critères d’évaluation : Les devis seront évalués en fonction des spécifications suivantes :

·       Le respect des spécifications du véhicule, y compris la garantie de minimum 3 ans et le service après-vente pour la disponibilité des pièces de rechange et les réparations ;

·       Le délai de livraison ;

 

HKI va sélectionner l’offre comportant le Prix le plus bas qui respecte les spécifications.

 

Nb : Préférence sera donnée au fournisseur avec :

–        Un service après-vente disponible à Conakry et dans les grandes villes en dehors de la capitale, avec la disponibilité de mécaniciens expérimentés pour l’entretien du véhicule acheté ;

–        Si le vendeur n’a pas de service disponible à l’intérieur de la GUINEE CONAKRY, il devra préciser la procédure à suivre pour obtenir ce service après-vente, et indiquer séparément les coûts prévisibles pour HKI lorsqu’un véhicule doit être réparé en dehors de Conakry.

 

 Soumission des Devis

Date limite de soumission : Le devis doit être envoyé au plus tard le, 19 AOUT 2019 à 16 heures.
Modalités de soumission : ·       La proposition de prix peut être soumise soit par Copie papier : Dans ce cas, soumettre une proposition de prix sur papier en-tête de l’entreprise dûment signée et estampillée par une personne habilitée et l’envoyer dans une enveloppe scellée et adressée à Mme la Représentante Résidente par Intérim au bureau de HKI GUINEE, bureau situé au quartier Dixin Landréah entre le laboratoire Guinéo-Allemand et l’Ambassade du Japon. BP : 6050

·       Soit par Copie électronique : Dans ce cas, soumettre une proposition de prix sur papier en-tête de l’entreprise dûment signée et estampillée par une personne habilitée, numérisée et l’envoyer en pièce jointe à l’adresse  cbadila@hki.org en copie cconde@hki.org

Toute offre parvenue après l’expiration du délai ci-dessus ne sera pas recevable quel que soit le motif évoqué pour justifier le retard.

ATTENTION ! Les offres doivent être obligatoirement soumises en anglais

Durée de validation : Toutes les offres soumises doivent être valides pendant 90 jours à compter de la date limite de soumission indiquée ci-dessus. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, les coûts, les prix, les termes et les conditions, les niveaux de service et toute autre information. Si votre entreprise est sélectionnée, toutes les informations contenues dans la RFQ et le processus de négociation sont contractuelles et peuvent être acceptées par HKI sans autre négociation.

Termes et Conditions

  1. L’émission de cette RFQ n’est pas une déclaration d’attribution de la part de HKI, et n’engage pas HKI à payer les dépenses encourues pendant la préparation et la soumission d’une offre.
  2. Les pièces jointes à cette RFQ sont considérées comme faisant partie intégrante de toutes les exigences.
  3. HKI peut communiquer avec les Soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de la personne habilitée, et le montant de la soumission et pour s’assurer que la soumission a bien été soumise pour cet appel d’offres.
  4. Fausses déclarations : Les Soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et définitifs, conformément à cet appel d’offres et aux pièces jointes.
  5. Divulgation d’un conflit d’intérêt : Les Soumissionnaires doivent divulguer toute relation passée, présente ou future avec les parties associées à l’émission, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son attribution prévue. Le défaut de présentation complète et transparente de cette déclaration peut amener HKI à réévaluer la sélection d’un Soumissionnaire potentiel.
  6. Droit de choisir ou de rejeter : HKI se réserve le droit de choisir et de négocier avec les entreprises identifiées, à sa seule discrétion, comme étant qualifiées pour soumettre des devis compétitifs et peut mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. HKI se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des devis reçus sans explication.
  7. Droits réservés : Les réponses à la RFQ deviennent la propriété de HKI. HKI se réserve le droit, à sa seule discrétion :
  • De disqualifier une offre si le Soumissionnaire ne respecte pas les instructions détaillées dans l’appel d’offres ;
  • D’exonérer tous les écarts du Soumissionnaire par rapport aux exigences de cet appel d’offres qui, de l’avis de HKI, sont considérés ne pas être des défauts de matériel qui nécessiteraient un rejet ou une disqualification ; ou si une telle exonération favorise une concurrence accrue ;
  • De prolonger le délai de soumission pour toutes les réponses à la RFQ ;
  • De terminer ou modifier le processus de RFQ à tout moment et réémettre la RFQ ;
  • De décerner une attribution immédiatement après l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
  • D’attribuer une offre pour des biens ou des activités partiels et / ou de décerner plusieurs attributions.

 Attestation de Conflit d’Intérêts du Fournisseur et Confirmation d’Intention de Soumission

Le Code de Conduite et de Déontologie de HKI exige une divulgation complète et transparente des activités d’approvisionnement. Les employés de HKI doivent éviter tout conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts ; ils doivent divulguer pleinement leurs actions ou leurs relations avec les fournisseurs, entrepreneurs ou consultants potentiels, et ne doivent pas solliciter, demander, accepter ou convenir d’accepter un avantage de la part d’un fournisseur ou d’un fournisseur potentiel. Le Fournisseur accepte soit : 1) de divulguer des possibilités de conflit d’intérêts ; soit 2) de certifier, au mieux de ses connaissances et en toute bonne foi, qu’aucun employé de HKI, ni aucune personne associée à un employé de HKI, n’est un agent, directeur, administrateur, consultant ou n’a des intérêts financiers directs ou indirects, dans son organisation, ou a reçu ou recevra un avantage financier, directement ou indirectement, grâce à l’attribution d’un contrat par le biais de cet appel d’offres. Aux fins de la présente attestation, les personnes « associées » peuvent être notamment : un conjoint, un partenaire domestique, un enfant, un parent, un frère ou une sœur, un beau-frère, un neveu, une nièce, un membre de la famille élargie. Une fausse déclaration matérielle faite en rapport avec cette attestation et / ou le défaut de faire preuve de la vigilance appropriée quand il vérifie les informations qui font l’objet de cette attestation pourrait rendre l’offre du Fournisseur irrecevable aux fins de cette attribution. Le Fournisseur est encouragé à divulguer tout lien avec un employé de HKI susceptible de créer une apparence de conflit d’intérêts, que cette relation réponde ou non aux définitions énumérées ci-dessus.

En signant ci-dessous, le Fournisseur confirme qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts connu ou qu’il a divulgué par écrit les possibilités de conflits d’intérêts (veuillez joindre l’attestation de divulgation séparément) ; le Fournisseur accuse réception de cette RFQ, confirmant ainsi son intention de soumettre une offre conformément aux exigences de la RFQ.

 

Le Fournisseur :

Nom (caractères d’imprimerie) :  
Fonction :  
Signature :  
Date :